Skrócona instrukcja użytkownika do programu magazynowego LoMag

Aby pobrać instrukcję w formacie PDF do wydruku, proszę nacisnąć prawym przyciskiem na poniższy link i wybrać „Zapisz element docelowy jako…”.

POBIERZ INSTRUKCJĘ

1. Instalacja oprogramowania

Aktualną wersję programu można pobrać z Internetu ze strony www.LoMag.pl. Program LoMag instaluje się automatycznie wraz ze wszystkimi potrzebnymi komponentami. Domyślnie program działa na 1 stanowisku. Aby program pracował w sieci komputery muszą być połączone siecią lokalną. Na każdym z komputerów należy zainstalować kopię programu, a następnie, na komputerze pełniącym rolę serwera, należy wybrać opcję „Ten komputer pełni rolę serwera” w Menu „Program/Ustawienia/Praca w sieci” i zapamiętać nazwę serwera, która wyświetli się poniżej. Na pozostałych komputerach wybieramy opcję „Ten komputer to klient, łączy się z serwerem” i wpisujemy nazwę serwera.

2. Podstawowa konfiguracja programu

W celu prawidłowego rozpoczęcia pracy z programem należy ustawić opcje w menu „Program/Ustawienia”. Najważniejsze ustawienia opisane są poniżej, zaawansowane opcje konfiguracji opisane są na końcu instrukcji.

„Ustawienia/Obliczania/Wyświetlanie liczb/Wyświetlanie cen i wartości” - jeśli odznaczymy tę opcję, program nie będzie obsługiwał cen towaru i będzie można prowadzić tylko ewidencję ilościową towarów. Przy przychodach i wydaniach towaru program będzie tylko pytał o ilość towaru.
„Ustawienia/Obliczenia/Wyświetlanie liczb/Cena sprzedaży jest ustalana kwotowo w kartotece towaru w polu Sugerowana cena sprzedaży” - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie domyślnych cen z kartoteki. W kartotece towaru ustalamy cenę sprzedaży i program podpowiada tę cenę przy każdym wydaniu, niezależnie od ceny zakupu.
„Ustawienia/Obliczenia/Wyświetlanie liczb/Cena sprzedaży jest obliczana jako suma ceny zakupu oraz narzutu (lub marży) z kartoteki” - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie marży od ceny zakupu, np. przychód na magazyn po 10 zł / szt. Wydanie z magazynu z narzutem 20% , czyli 12 zł /szt. Wysokość marży określa się w kartotece towarów.
„Ustawienia/Kontrahenci/Dostawcy” - po odznaczeniu tej opcji program nie będzie obsługiwał dostawców i nie będzie pytał o nazwę dostawcy przy tworzeniu dokumentów.
„Ustawienia/Kontrahenci/Odbiorcy, Pracownicy” - analogicznie jak powyżej program wyłączy obsługę kontrahentów.
„Ustawienia/Firma” - dane Państwa firmy widoczne na dokumentach.
„Ustawienia/Kolumny dedykowane/” - nazwy dla dodatkowych pól towaru z wartością tekstową (atrybuty/cechy towaru, np. kolor), liczbową (np. waga) lub hiperłączem (np. strona www producenta).

3. Rozpoczęcie pracy z programem

Program może obsłużyć dowolną liczbę magazynów. Po uruchomieniu pojawia się okno, w którym należy wybrać magazyn, na którym chcemy pracować. W oknie wyboru magazynu możemy również dodać nowy magazyn, zmienić nazwę i kod magazynu lub usunąć magazyn wraz ze wszystkimi dokumentami. Po naciśnięciu przycisku „Otwórz” lub klawisza „ENTER” program otworzy zaznaczony magazyn i od tej pory można dokonywać operacji na tym magazynie. Jeśli chcemy zmienić aktywny magazyn, należy wejść do menu „Program/Otwórz magazyn”.

Przed rozpoczęciem tworzenia dokumentów warto zdefiniować kartotekę towarów oraz kontrahentów. Istnieje również możliwość importu kartotek z pliku Excel. W menu „Towary/Importuj z Excela” mamy dostępny prosty w obsłudze moduł importu. Aby zaimportować dane, wystarczy wskazać plik Excel, a następnie dopasować kolumny z pliku Excel do kolumn w programie LoMag, wybierając nazwę pola z listy rozwijanej. Następnie naciskamy „Import towarów - dodaje nowe lub aktualizuje gdy jest już w bazie” i program dodaje lub aktualizuje dane. Kluczem dla aktualizacji towarów jest „Nazwa towaru” oraz „Jednostka” - czyli jeśli dana nazwa towaru oraz jednostka istnieje w bazie, program aktualizuje pozostałe dane. Istnieje możliwość importowania towarów do wielu magazynów.

Analogicznie do importu towarów działa import kontrahentów. W menu „Kontrahenci/Importuj z Excela” możemy wskazać plik z listą dostawców, odbiorców i pracowników. W pliku Excel należy umieścić kolumny z wartościami „tak” oraz „nie”, aby program przypisał dla danego kontrahenta jego status. Przykładowa zawartość pliku Excel:
„Nazwa odbiorca dostawca”
„Klient1 tak nie”
„Dystrybutor1 nie tak”

4. Kartoteka towarów

Aby przejść do kartoteki towarów należy wybrać opcję menu „Towary/Kartoteka towarów” lub nacisnąć klawisz skrótu Ctrl+T, lub nacisnąć ikonę kartoteki towarów na pasku narzędziowym. Wszystkie sposoby są równoważne i zostały dodane dla ułatwienia pracy z programem. Po uruchomieniu kartoteki zostanie wyświetlona lista towarów z aktualnego magazynu wraz z aktualnym stanem magazynowym. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr lub grupa na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na pozycję dowolnej kolumny, a następnie wybrać opcję „Układ kolumn”. Przycisk „Historia” umożliwia szybki podgląd ruchów magazynowych dla danego towaru. Aby dodać towar do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D.

Stworzenie pełnej listy towarów nie jest konieczne, ale znacząco ułatwi i przyspieszy tworzenie dokumentów. Zalecamy stworzenie kartoteki przed rozpoczęciem dodawania dokumentów. W kartotece towarów możemy opisać atrybuty towaru, kod kreskowy, jednostkę miary, grupę, bilans otwarcia (wartości początkowe), sugerowane ceny oraz stan minimalny i maksymalny. Poniżej opisujemy znaczenie i wykorzystanie każdego z tych pól:

Kod kreskowy może być dowolnym ciągiem znaków, niekoniecznie konkretnym typem kodu. Pole może zostać również wykorzystane w innym celu, np. jako unikalny indeks, który ułatwi wyszukiwanie towaru. Jeśli z programem będzie wykorzystywany czytnik kodów, należy zeskanować kod czytnikiem w polu „kod kreskowy” tak, by przypisać dany kod do towaru. Istnieje również możliwość automatycznego generowania kodów kreskowych.
Jednostka miary może zostać wybrana z listy lub wpisana z klawiatury. Jeśli brakuje danej jednostki zostanie dodana do bazy.
Grupa towaru umożliwia grupowanie asortymentu, np. grupa „Owoce” może obejmować Gruszki, Jabłka, itd. Grupy ułatwiają wyszukiwanie towarów oraz są wykorzystywane w raportach.
Bilans otwarcia pozwala określić początkowe wartości (stan, cena) towaru, który znajduje się już na magazynie.
Sugerowane ceny: sugerowana cena zakupu, sugerowana marża (lub sugerowana cena sprzedaży przy ustawieniu „Cena sprzedaży jest brana z kartoteki”) nie są polami obowiązkowymi, ale przyspieszają tworzenie dokumentów. Po wybraniu towaru na nowym dokumencie program będzie sugerował ceny zgodnie z ustawieniami w kartotece. Oczywiście ceny można dowolnie ustalać na dokumentach, ale jeśli ceny nie zmieniają się często, warto zdefiniować je raz na jakiś czas w kartotece. Jeśli prowadzą Państwo ewidencję towarów bez sprzedaży z zyskiem, marża powinna pozostać zerem tak, jak domyślnie sugeruje program.
Stan minimalny określa minimalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów, których brakuje na magazynie (menu „Towary/Wyszukiwanie/Stan minimalny”).
Stan maksymalny określa maksymalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów z nadmierną ilością na magazynie (menu „Towary/Wyszukiwanie/Stan maksymalny”).
Usunięcie towaru z kartoteki jest możliwe jeśli towar nie był wykorzystywany na dokumentach.

Warto zaznaczyć, iż lista towarów w każdym magazynie może być zupełnie inna. Aby skopiować kartotekę towarów z innego magazynu, należy wybrać opcje „Towary/Kopiuj z innego magazynu”. Następnie wybrać magazyn, z którego chcemy skopiować towary i zaznaczyć kilka lub wszystkie towary w lewym panelu. Przycisk „>” kopiuje towary do aktualnego magazynu.

5. Kartoteka kontrahentów

Aby przejść do kartoteki kontrahentów należy wybrać opcję menu „Kontrahenci”, a następnie wybrać odpowiednią kartotękę dla danego typu kontrahenta „Odbiorcy”, „Dostawcy”, „Pracownicy”. Po uruchomieniu odpowiedniej kartoteki zostanie wyświetlona lista kontrahentów danego typu. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr lub grupa na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na pozycję dowolnej kolumny, a następnie wybrać opcję „Układ kolumn”. Przycisk „Historia” umożliwia szybki pogląd ruchów magazynowych dla danego kontrahenta. Aby dodać kontrahenta do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D.

Kontrahenci zostali podzieleni na 3 grupy:

Dostawcy - wykorzystywani na dokumentach PZ, korekta PZ
Odbiorcy - wykorzystywani na dokumentach WZ, korekta WZ, MM
Pracownicy - wykorzystywani na dokumentach PW, RW, MM

Każdy kontrahent może należeć do jednej lub więcej grup, np. Jan Kowalski może być zarówno dostawcą jak i odbiorcą. Usunięcie kontrahenta z kartoteki jest możliwe tylko wtedy, jeśli nie był wykorzystywany na dokumentach. Kontrahenci są widoczni we wszystkich magazynach, czyli dodając kontrahenta w dowolnym z magazynów będzie można go używać we wszystkich innych magazynach.

6. Dokumenty magazynowe

Wszystkie dokumenty w programie dodaje się w taki sam sposób. Aby przyspieszyć pracę, oprócz ikon, są dostępne również skróty klawiszowe:

F2 - dokument PZ (Przyjęcie na magazyn), np. dostawa nowego towaru na magazyn;
F3 - dokument WZ (Wydanie z na magazynu), np. sprzedaż towaru;
F4 - dokument kPZ (Zwrot do dostawcy), np. zwrot wadliwej partii towaru;
F5 - dokument kWZ (Zwrot od odbiorcy), np. zwrot od klienta na podstawie reklamacji;
F6 - dokument korekty stanu magazynu, np. zaginięcie towaru na magazynie;
F7 - dokument MM (Przesunięcie międzymagazynowe), np. przekazanie części towaru do innego budynku;
F8 - dokument przeceny (Zmiana wartości towaru), np. obniżka cen spowodowana spadkiem wartości towaru;
F9 - dokument PW (Przychód wewnętrzny), np. przyjęcie towaru z własnej produkcji;
F10 - dokument RW (Rozchód wewnętrzny), np. wydanie towaru pracownikowi;
F11 - dokument Kompletacji, np. tworzenie produktów na podstawie surowców w procesie produkcyjnym.

Analogicznie Shift+F2 dodaje nowy dokument PZ, Shift+F3 dodaje nowy dokument WZ, itd.

Po otwarciu okna tworzenia dokumentu możemy wybrać kontrahenta z listy bądź wyszukać po naciśnięciu przycisku [..] lub wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta, a następnie nacisnąć strzałkę w dół. Pole wyboru kontrahenta może być niewidoczne, jeśli wyłączymy obsługę kontrahentów w ustawieniach.

Program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz proponuje kolejny numer. Program umożliwia zmianę numeru na dowolny inny ciąg znaków. Możliwa jest również zmiana daty, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiana daty dla istniejącego dokumentu może mieć poważny wpływ na stany i wartość magazynu.

Pole „uwagi” można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu. Warto zauważyć, że istnieje również pole „uwagi” dla poszczególnych linii dokumentu.

Na dole okna znajduje się pusta lista towarów dla dokumentu. Aby dodać nowy towar naciśnij „Alt-D” lub użyj przycisku „Dodaj”. Wybór towaru możemy wykonać na kilka sposobów:

używając czytnika kodów kreskowych zeskanować kod w polu „kod kreskowy”;
wpisać pierwsze litery nazwy towaru, a następnie nacisnąć strzałkę w dół;
wybrać towar z listy rozwijanej;
nacisnąć przycisk [..] i użyć wyszukiwarki towarów. Wyszukiwarka pamięta ostatnie ustawienia wyszukiwania; po kolejnym naciśnięciu [..] będą zachowane ostatnio wybrane kryteria;