Skrócona instrukcja użytkownika do programu magazynowego LoMag

Aby pobrać instrukcję w formacie PDF do wydruku, proszę nacisnąć prawym przyciskiem na poniższy link i wybrać „Zapisz element docelowy jako…”.

POBIERZ INSTRUKCJĘ

1. Instalacja oprogramowania

Aktualną wersję programu można pobrać z Internetu ze strony www.LoMag.pl. Program LoMag instaluje się automatycznie wraz ze wszystkimi potrzebnymi komponentami. Domyślnie program działa na 1 stanowisku. Aby program pracował w sieci komputery muszą być połączone siecią lokalną. Na każdym z komputerów należy zainstalować kopię programu, a następnie, na komputerze pełniącym rolę serwera, należy wybrać opcję „Ten komputer pełni rolę serwera” w Menu „Program/Ustawienia/Praca w sieci” i zapamiętać nazwę serwera, która wyświetli się poniżej. Na pozostałych komputerach wybieramy opcję „Ten komputer to klient, łączy się z serwerem” i wpisujemy nazwę serwera.

2. Podstawowa konfiguracja programu

W celu prawidłowego rozpoczęcia pracy z programem należy ustawić opcje w menu „Program/Ustawienia”. Najważniejsze ustawienia opisane są poniżej, zaawansowane opcje konfiguracji opisane są na końcu instrukcji.

• „Ustawienia/Obliczania/Wyświetlanie liczb/Wyświetlanie cen i wartości” - jeśli odznaczymy tę opcję, program nie będzie obsługiwał cen towaru i będzie można prowadzić tylko ewidencję ilościową towarów. Przy przychodach i wydaniach towaru program będzie tylko pytał o ilość towaru.
• „Ustawienia/Obliczenia/Wyświetlanie liczb/Cena sprzedaży jest ustalana kwotowo w kartotece towaru w polu Sugerowana cena sprzedaży” - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie domyślnych cen z kartoteki. W kartotece towaru ustalamy cenę sprzedaży i program podpowiada tę cenę przy każdym wydaniu, niezależnie od ceny zakupu.
• „Ustawienia/Obliczenia/Wyświetlanie liczb/Cena sprzedaży jest obliczana jako suma ceny zakupu oraz narzutu (lub marży) z kartoteki” - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie marży od ceny zakupu, np. przychód na magazyn po 10 zł / szt. Wydanie z magazynu z narzutem 20% , czyli 12 zł /szt. Wysokość marży określa się w kartotece towarów.
• „Ustawienia/Kontrahenci/Dostawcy” - po odznaczeniu tej opcji program nie będzie obsługiwał dostawców i nie będzie pytał o nazwę dostawcy przy tworzeniu dokumentów.
• „Ustawienia/Kontrahenci/Odbiorcy, Pracownicy” - analogicznie jak powyżej program wyłączy obsługę kontrahentów.
• „Ustawienia/Firma” - dane Państwa firmy widoczne na dokumentach.
• „Ustawienia/Kolumny dedykowane/” - nazwy dla dodatkowych pól towaru z wartością tekstową (atrybuty/cechy towaru, np. kolor), liczbową (np. waga) lub hiperłączem (np. strona www producenta).

3. Rozpoczęcie pracy z programem

Program może obsłużyć dowolną liczbę magazynów. Po uruchomieniu pojawia się okno, w którym należy wybrać magazyn, na którym chcemy pracować. W oknie wyboru magazynu możemy również dodać nowy magazyn, zmienić nazwę i kod magazynu lub usunąć magazyn wraz ze wszystkimi dokumentami. Po naciśnięciu przycisku „Otwórz” lub klawisza „ENTER” program otworzy zaznaczony magazyn i od tej pory można dokonywać operacji na tym magazynie. Jeśli chcemy zmienić aktywny magazyn, należy wejść do menu „Program/Otwórz magazyn”.

Przed rozpoczęciem tworzenia dokumentów warto zdefiniować kartotekę towarów oraz kontrahentów. Istnieje również możliwość importu kartotek z pliku Excel. W menu „Towary/Importuj z Excela” mamy dostępny prosty w obsłudze moduł importu. Aby zaimportować dane, wystarczy wskazać plik Excel, a następnie dopasować kolumny z pliku Excel do kolumn w programie LoMag, wybierając nazwę pola z listy rozwijanej. Następnie naciskamy „Import towarów - dodaje nowe lub aktualizuje gdy jest już w bazie” i program dodaje lub aktualizuje dane. Kluczem dla aktualizacji towarów jest „Nazwa towaru” oraz „Jednostka” - czyli jeśli dana nazwa towaru oraz jednostka istnieje w bazie, program aktualizuje pozostałe dane. Istnieje możliwość importowania towarów do wielu magazynów.

Analogicznie do importu towarów działa import kontrahentów. W menu „Kontrahenci/Importuj z Excela” możemy wskazać plik z listą dostawców, odbiorców i pracowników. W pliku Excel należy umieścić kolumny z wartościami „tak” oraz „nie”, aby program przypisał dla danego kontrahenta jego status. Przykładowa zawartość pliku Excel:
„Nazwa odbiorca dostawca”
„Klient1 tak nie”
„Dystrybutor1 nie tak”

4. Kartoteka towarów

Aby przejść do kartoteki towarów należy wybrać opcję menu „Towary/Kartoteka towarów” lub nacisnąć klawisz skrótu Ctrl+T, lub nacisnąć ikonę kartoteki towarów na pasku narzędziowym. Wszystkie sposoby są równoważne i zostały dodane dla ułatwienia pracy z programem. Po uruchomieniu kartoteki zostanie wyświetlona lista towarów z aktualnego magazynu wraz z aktualnym stanem magazynowym. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr lub grupa na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na pozycję dowolnej kolumny, a następnie wybrać opcję „Układ kolumn”. Przycisk „Historia” umożliwia szybki podgląd ruchów magazynowych dla danego towaru. Aby dodać towar do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D.

Stworzenie pełnej listy towarów nie jest konieczne, ale znacząco ułatwi i przyspieszy tworzenie dokumentów. Zalecamy stworzenie kartoteki przed rozpoczęciem dodawania dokumentów. W kartotece towarów możemy opisać atrybuty towaru, kod kreskowy, jednostkę miary, grupę, bilans otwarcia (wartości początkowe), sugerowane ceny oraz stan minimalny i maksymalny. Poniżej opisujemy znaczenie i wykorzystanie każdego z tych pól:

• Kod kreskowy może być dowolnym ciągiem znaków, niekoniecznie konkretnym typem kodu. Pole może zostać również wykorzystane w innym celu, np. jako unikalny indeks, który ułatwi wyszukiwanie towaru. Jeśli z programem będzie wykorzystywany czytnik kodów, należy zeskanować kod czytnikiem w polu „kod kreskowy” tak, by przypisać dany kod do towaru. Istnieje również możliwość automatycznego generowania kodów kreskowych.
• Jednostka miary może zostać wybrana z listy lub wpisana z klawiatury. Jeśli brakuje danej jednostki zostanie dodana do bazy.
• Grupa towaru umożliwia grupowanie asortymentu, np. grupa „Owoce” może obejmować Gruszki, Jabłka, itd. Grupy ułatwiają wyszukiwanie towarów oraz są wykorzystywane w raportach.
• Bilans otwarcia pozwala określić początkowe wartości (stan, cena) towaru, który znajduje się już na magazynie.
• Sugerowane ceny: sugerowana cena zakupu, sugerowana marża (lub sugerowana cena sprzedaży przy ustawieniu „Cena sprzedaży jest brana z kartoteki”) nie są polami obowiązkowymi, ale przyspieszają tworzenie dokumentów. Po wybraniu towaru na nowym dokumencie program będzie sugerował ceny zgodnie z ustawieniami w kartotece. Oczywiście ceny można dowolnie ustalać na dokumentach, ale jeśli ceny nie zmieniają się często, warto zdefiniować je raz na jakiś czas w kartotece. Jeśli prowadzą Państwo ewidencję towarów bez sprzedaży z zyskiem, marża powinna pozostać zerem tak, jak domyślnie sugeruje program.
• Stan minimalny określa minimalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów, których brakuje na magazynie (menu „Towary/Wyszukiwanie/Stan minimalny”).
• Stan maksymalny określa maksymalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów z nadmierną ilością na magazynie (menu „Towary/Wyszukiwanie/Stan maksymalny”).
• Usunięcie towaru z kartoteki jest możliwe jeśli towar nie był wykorzystywany na dokumentach.

Warto zaznaczyć, iż lista towarów w każdym magazynie może być zupełnie inna. Aby skopiować kartotekę towarów z innego magazynu, należy wybrać opcje „Towary/Kopiuj z innego magazynu”. Następnie wybrać magazyn, z którego chcemy skopiować towary i zaznaczyć kilka lub wszystkie towary w lewym panelu. Przycisk „>” kopiuje towary do aktualnego magazynu.

5. Kartoteka kontrahentów