• Zysk (czyli różnica między wartością sprzedaży i wartością zakupu) z poszczególnych ruchów (dokumentów) magazynowych.

Zarządzanie magazynem - System Magazynowy LoMag

• Łączny zysk w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu)

„Raporty/Szczegółowy raport przesunięć”:

• Łączna sprzedaż (ilość i wartość) dla wybranego towaru w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu)
• Lista przesunięć międzymagazynowych dla danego towaru lub kodu kreskowego, lub kontrahenta, lub grupy towarów w danym okresie czasu

Program magazynowy LoMag jest narzędziem przeznaczonym do efektywnego zarządzania magazynami małych lub średnich przedsiębiorstw. Jako system zarządzania magazynem (WMS), zapewnia podstawową funkcjonalność niezbędną do optymalizacji procesów logistycznych i gospodarki magazynowej. Z powodzeniem można go wykorzystywać zarówno na pojedynczym stanowisku jak i w sieci.

• Szczegółowa lista wszystkich przecen dla wybranych kryteriów oraz łączny bilans wartości przecen

Funkcjonalność oprogramowania do zarządzania magazynem LoMag

• Łączna ilość i wartość sprzedanego towaru ze wszystkich magazynów dla wybranych kryteriów

„Raporty/Czas pracy nad kompletacją”:

Program magazynowy pozwala w intuicyjny sposób tworzyć następujące dokumenty magazynowe:

• PZ - przyjęcie magazynowe
• WZ - wydanie z magazynu
• Zwrot do dostawcy (korekta PZ)
• Zwrot od odbiorcy (korekta WZ)
• Czas pracy (produkcji) dla poszczególnych towarów złożonych z wielu półproduktów. Możliwość sprawdzenia czasu pracy danego pracownika przy danym procesie komplementacyjnym.
• RW – rozchód wewnętrzny
• PW – przychód wewnętrzny
• Korekta

„Raporty/Szczegółowy raport numerów seryjnych”:

• Przecena
• Przesunięcie międzymagazynowe
• Arkusz spisowy
• Remanent
• Baza numerów seryjnych dla wszystkich towarów znajdujących się na stanie magazynu.
• Kompletacja (produkcja)
• Lista numerów seryjnych dla danego towaru lub kodu kreskowego, lub kontrahenta, lub grupy towarów w danym kresie czasu.

„Raporty/Raport numerów seryjnych na stanie”:

• Baza numerów seryjnych dla wszystkich towarów znajdujących się na stanach wszystkich magazynów.

Funkcjonalność systemu LoMag pozwala na intuicyjne tworzenie i zarządzanie dokumentami magazynowymi, co jest kluczowe dla efektywnego przepływu zapasów w łańcuchu dostaw. Dzięki nowoczesnym technologiom Microsoft .NET, aplikacja umożliwia  z tysiącami dokumentów, które są odpowiednio sortowane i grupowane w różnych strefach magazynowych, co zapewnia wysoką czytelność nawet przy dużej ilości danych.

Lista raportów jest stale uzupełniana o nowe zestawienia, a istniejące raporty są często udoskonalane. W programie mogą już być raporty nie opisane w instrukcji.

11. Użytkownicy i uprawnienia

W programie LoMag istnieją następujące możliwości ograniczenia uprawnień:

• Dostęp tylko do wybranych magazynów, np. mamy 3 magazyny, ale dany użytkownik ma dostęp tylko do jednego lub 2 magazynów
• Dostęp do części funkcjonalności, np. użytkownik nie ma możliwości oglądania raportów
• Dostęp tylko do wybranych operacji, np. użytkownik może dodawać dokumenty, ale nie może ich edytować lub zmieniać

Jedną z zalet programu LoMag jest obsługa dowolnej ilości magazynów, które działają całkowicie niezależnie, co znacznie podnosi efektywność logistyczną przedsiębiorstwa. Mogą być tworzone w dowolnych ilościach, a także z powodzeniem edytowane i usuwane. Nawet przy znacznej ilości dokumentów, w tym dokumentów przesunięć międzymagazynowych, istnieje możliwość usunięcia całego magazynu. Możliwe jest zarządzanie na jednym komputerze kilkoma sklepami czy nawet przedsiębiorstwami, co jest istotne dla firm posiadających rozbudowany łańcuch dostaw. Oczywiście może również zaistnieć sytuacja, w której jeden z magazynów będzie przechowywał takie same towary jak drugi. W takim wypadku należy importować towary z pierwszego do drugiego magazynu. Umożliwia to funkcja Importuj towary.

Domyślnie w programie jest założony tylko jeden użytkownik Administrator, który ma prawa do wszystkich magazynów i wszystkich opcji w programie. Login tego użytkownika jest pusty, hasło również puste. Administrator jest specjalnym użytkownikiem i nie można mu ograniczyć uprawnień, nie można go też usunąć. Można natomiast zmienić login i hasło administratora. UWAGA: Proszę zapisać zmienione hasło administratora. Jeśli zapomną Państwo hasło, jedynym wyjściem odzyskania dostępu do programu, będzie wysłanie bazy do producenta.

Każdy towar może mieć dowolną jednostkę miary, a także może należeć do dowolnego magazynu. Program umożliwia wykorzystanie podstawowych jednostek miar, takich jak kilogramy czy sztuki, jak również utworzenie własnych. Program posiada również możliwość grupowania towarów.

Jeśli z komputera korzysta kilka osób i chcemy zabezpieczyć dostęp do programu magazynowego, wystarczy dodać nowego użytkownika w menu „Użytkownicy/Utwórz nowego użytkownika”. Dodając nowego użytkownika, podajemy jego nazwę, np. „Jan Kowalski”, następnie login i hasło. Login i hasło będą wpisywane przy każdym uruchomieniu programu, więc program pozwala zdefiniować login i hasło o dowolnej długości (w tym również puste). Logowanie do programu zaczyna działać dopiero po zapisaniu nowego użytkownika i ponownym uruchomieniu programu.

W kontekście efektywnej logistyki, zdarza się, że konieczne jest przeniesienie towaru z jednego magazynu do drugiego, na przykład aby zwolnić miejsce. Użycie dokumentów korekt do tego celu może być uciążliwe i podatne na błędy. W związku z tym wprowadziliśmy dokument przesunięcia międzymagazynowego. Aby takie przesunięcie wykonać, wystarczy podać magazyn, do którego chcemy przenieść podaną część asortymentu. W przypadku, gdy w docelowym magazynie, nie ma jeszcze żadnego z przenoszonych towarów, program automatycznie dodaje go do bazy danych.

Wydajność, stabilność i niezawodność

Przy dodawaniu użytkownika definiujemy jego rolę i uprawnienia do magazynów. Uprawnienia do magazynu zaznaczamy na liście przy nazwach magazynów. Zaznaczenie pola wyboru przy nazwie magazynu oznacza, że użytkownik ma prawa do danego magazynu zgodne z wybraną rolą, odznaczenie pola wyboru powoduje brak dostępu do magazynu.

Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować inny język interfejsu programu. Język dla danego użytkownika można zmienić używając funkcji „Użytkownicy/Lista użytkowników/Edytuj”

Role użytkowników

W programie magazynowym LoMag zastosowano nowoczesny dostęp do bazy danych - Microsoft SQL Server. Jest to jedna z najlepszych i najnowszych technologii, w której szczególną rolę poświęcono stabilności i odporności na awarię. W połączeniu z umiejętnym wykorzystaniem atutów tego systemu, można uzyskać szybki i niezawodny dostęp do danych.

Idea ról jest taka, że raz zdefiniowana rola może być wykorzystywana dla wielu pracowników, np. z programu LoMag może korzystać 5 magazynierów, 2 księgowe i Administrator. Tylko jeden raz definiujemy uprawnienia magazyniera, a potem przypisujemy rolę „magazynier” do 5 użytkowników; podobnie raz definiujemy uprawnienia dla roli „księgowa” i przypisujemy do 2 użytkowników. W programie LoMag można zdefiniować dowolną ilość ról i dowolną ilość użytkowników. Liczba jednocześnie pracujących osób jest jednak ograniczona przez liczbę zakupionych licencji.

Użycie technologii Microsoft jest jeszcze bardziej zasadne, kiedy weźmiemy pod uwagę pozycję firmy Microsoft na rynku. Większość użytkowników komputerów korzysta właśnie z oprogramowania tej firmy. W związku z tym nasza aplikacja została w całości zaprojektowana, zaprogramowana i przetestowana przy użyciu oprogramowania Microsoft. Dzięki temu program ten idealnie współgra z większością popularnych systemów. Zapisane przez użytkownika dane mogą być bez przeszkód przetwarzane przez takie programy jak MS Excel, MS Access i wiele innych.

Praca na wielu stanowiskach

Rolę definiujemy w menu „Użytkownicy/Role”. Domyślnie do programu dodane są dwie role Administrator i Magazynier. Rolę Magazynier możemy usunąć bądź zmienić, zaznaczając lub odznaczając uprawnienia na drzewie. Podobnie naciskając „Dodaj” możemy zdefiniować nową rolę: w polu „nazwa roli” wpisujemy dowolną nazwę, poniżej na drzewie zaznaczamy/odznaczamy uprawnienia. Naciskając na drzewie [+] rozwijamy szczegóły, np. rozwijając gałąź „Dokumenty/Przyjęcie na magazyn PZ” mamy możliwość zaznaczenia lub oznaczenia uprawnień do dodawania/edycji/usuwania dokumentów PZ.

12. Edytor szablonów

W przypadku wielu przedsiębiorstw, znaczenie ma współpraca między wieloma stanowiskami, połączonymi siecią komputerową. W przypadku dużego magazynu, takich stanowisk, z zainstalowaną aplikacją, może być kilka, a nawet kilkanaście. Aby uniknąć niespójności danych, poszczególne instancje Programu Magazynowego muszą się ze sobą komunikować. Zostało to umożliwione dzięki zastosowaniu technologii Microsoft SQL Server. Jeden komputer pełni rolę serwera, a pozostałe klientów. Do komputera, który pełni rolę serwera, w jednym momencie może być podłączona dowolna ilość komputerów. Wszystkie stanowiska pracują na tych samych danych.

Zarządzanie ruchami magazynowymi

Przemyślany proces dodawania ruchów magazynowych

Korzystając z oprogramowania magazynowego LoMag, domyślnie posiadamy już gotowe szablony dokumentów oraz etykiet magazynowych. Program umożliwia jednak wygodne projektowanie i edytowanie szablonów etykiet i dokumentów magazynowych.

Edytor etykiet

Aby przejść do edytora etykiet wybieramy z górnego menu „Towary/Edytor etykiet”; istnieje również możliwość uruchomienia edytora z pozycji okna „Wyszukiwanie na magazynie” oraz z pozycji dowolnego dokumentu magazynowego. Aplikacja umożliwia projektowanie etykiet towarowych poprzez umieszczenie dowolnych pól z bazy,stałych tekstów, elementów graficznych, kodów kreskowych, zdjęć oraz daje możliwość wydruku na różnych typach drukarek i rozmiarach papieru - w tym również etykietach dzielonych, np. 10 etykiet 2x5 na A4.

Edytor dokumentów

Podstawowym zadaniem jaki pełni system obsługi magazynu LoMag jest usprawnione zarządzanie zapasami oraz ruchami magazynowymi. Takim ruchami są chociażby dostawa i sprzedaż. Wprowadzenie informacji o każdej operacji w magazynie jest niezwykle proste. Zwróćmy uwagę na przykład na dostawę. Aby dodać dane tej operacji, wystarczy nacisnąć przycisk na pasku narzędziowym lub wybrać odpowiednią funkcję z menu Magazyn. Program utworzy nowy dokument PZ - przyjęcie na magazyn. Po wprowadzeniu takich podstawowych informacji jak data, godzina i uwagi, należy zabrać się za ustalenie elementów dostawy.

Edytor dokumentów uruchamiamy z pozycji okna dowolnego dokumentu magazynowego. Edytor umożliwia projektowanie szablonów dokumentów poprzez umieszczenie dowolnych danych z bazy, stałych tekstów, zdjęć oraz kodów kreskowych dla wszystkich danych w bazie oraz stałych tekstów.

13. Administracja bazą danych

Kopie zapasowe

Program bardzo usprawnia ten proces. Wyświetla aktualny stan magazynowy dla danego towaru i informuje jaką ilość można wydać z magazynu. Poza tym pomaga ustalić cenę sprzedaży towaru w oparciu o ceny zakupu towaru i marżę. Marżę wprowadza się na stałe w kartotece towarów, lub wpisuje za każdym razem ręcznie. Istnieje również możliwość pobierania cen sprzedaży bezpośrednio z kartoteki towarów, co zapewnia spójność danych i usprawnia obsługę klienta.

W bazie danych zapisywane są wszystkie dane, w tym również ustawienia programu. Bardzo ważne jest regularne tworzenie kopii na nośnik zewnętrzny, np. klucz USB. W razie uszkodzenia komputera istnieje możliwość szybkiego odtworzenia całej bazy na innym komputerze. Kopie bazy tworzymy, wybierając opcje „Program/Archiwizacja” i wskazujemy folder, do którego ma zostać skopiowana baza.

Przenoszenie bazy na inny komputer

Kiedy już dodamy wszystkie potrzebne dane, można przystąpić do ich drukowania albo przejść do innych czynności w programie. Dokument jest automatycznie zachowywany w bazie danych, aby można było do niego wrócić w dowolnym momencie i na przykład nanieść poprawki. W podobny sposób wprowadza się dokumenty sprzedaży, zwrotów, korekt i przecen.

Aby przenieść bazę na inny komputer należy zainstalować pełną wersję programu na nowym komputerze (np. wersja demo ze strony www.LoMag.pl), wykonać archiwizację bazy na starym komputerze (zapisujemy bazę na Klucz USB), a następnie dearchiwizację bazy na nowym komputerze (wczytujemy bazę z klucza USB).

Praca z programem z klucza USB

Dokument PZ można wyświetlić i drukować poprzez naciśnięcie przycisku "Drukuj PZ". Oczywiście dotyczy to wszystkich dokumentów. W programie uwzględniliśmy możliwość wielokrotnego wprowadzania tych samych towarów w obrębie jednej dostawy. Może się na przykład zdarzyć, że część towaru jest w innej cenie niż reszta. Dokument PZ będzie wyszczególniał te informacje. Jeśli chcielibyśmy z kolei wydrukować dokument grupujący towary danej dostawy, należy ustawić w opcjach "grupowanie towarów na dokumentach"

Istnieje możliwość uruchomienia programu z klucza USB. Może to być przydatne, kiedy z programem pracuje jedna osoba, ale używa kilku komputerów. Aby dane zapisywane były bezpośrednio na kluczu USB, należy skopiować cały katalog programu magazynowego na klucz USB lub przy instalacji wskazać klucz USB jako miejsce instalacji. Aby program pracował poprawnie na innych komputerach, potrzebne będą biblioteki SQL, więc najprościej zainstalować pełną wersję programu na każdym komputerze, ale uruchamiać program z klucza USB. Wszystkie dane będą zapisywane na kluczu USB w folderze „Baza danych”. Należy regularnie wykonywać kopie bezpieczeństwa bazy na inny nośnik, aby nie utracić danych w przypadku zagubienia lub awarii klucza USB.

14. Zaawansowane opcje konfiguracji

W programie ilości oraz ceny przechowywane są dokładnością do 7 miejsc po przecinku, jednak zazwyczaj nie ma potrzeby wyświetlania i drukowania ich z taką dokładnością. Na przykład ceny zazwyczaj są podawane z dwoma miejscami po przecinku. Istnieją jednak przypadki, w których ceny i wartości muszą być podawane dokładniej. Zamiast ustalać sztywne reguły zaokrąglania liczb, pozostawiliśmy wybór użytkownikowi. Użytkownik może zmienić w ustawieniach, z jaką dokładnością mają być wyświetlane i drukowane ilości, ceny oraz podsumowania. Dzięki temu program jest bardziej elastyczny

Obsługa arkuszy spisowych i przecen

„Ustawienia/Obliczenia/Liczenie wartości Magazynu: LIFO / FIFO”. Parametr określa kolejność zdejmowania ze stanów zapasów, w przypadku gdy mamy na stanie ten sam produkt z różnych dostaw. Dla FIFO (First In First Out) najpierw będzie wydany towar z najstarszej dostawy. Dla LIFO (Last In First Out) najpierw będzie wydany towar z ostatniej dostawy.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa opakowań” - po zaznaczeniu tej opcji można zdefiniować opakowania w kartotece towarów i przypisać do produktów. Towary z przypisanym opakowaniem są automatycznie obsługiwane na dokumentach. Po dodaniu towaru do dokumentu program automatycznie doda również opakowanie.

Program Magazynowy umożliwia tworzenie arkuszy spisowych, czyli uporządkowanych list towarów, dostępnych w magazynie. Takie arkusze pisane są w oparciu o faktyczny stan magazynu, który z różnych przyczyn może się różnić od tego, co wynika z dostaw i innych dokumentów. Istnieje możliwość wygenerowania remanentu na podstawie jednego lub kilku arkuszy spisowych. Po wprowadzeniu arkusza spisowego i wygenerowaniu remanentu, w danych programu zachodzą zmiany. Użytkownik zostaje poinformowany, o różnicach między stanem w programie, a faktycznym stanem magazynu. Automatycznie tworzone są dokumenty korekt, które niwelują te różnice.

„Ustawienia/Dokumenty/Wybór rodzaju transportu na dokumentach” - możliwość wprowadzania informacji na temat transportu dla danego ruchu magazynowego. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości rodzajów transportu w „Towar/Rodzaje transportu”.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa grup kosztów na dokumentach” - funkcja przeznaczona dla grupowania towarów po kosztach (np. „Inwestycja”, „Art. Biurowe”) danego dokumentu magazynowego. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości grup w „Towar/Grupy kosztów”.

Dodatkową funkcją jest wprowadzanie przecen. Przeceny mogą stanowić modyfikacje nie tylko cen, ale i ilości poszczególnych towarów. Aplikacja uwzględnia więc taką przykładową sytuację: Przyjęto 10 zgrzewek wody mineralnej. Postanowiono jednak rozpakować 2 zgrzewki i sprzedawać pojedyncze butelki po nowej cenie. Po wprowadzeniu przykładowej przeceny, stan towaru “zgrzewka wody mineralnej zmniejszy się o 2, natomiast stan towaru “butelka wody mineralnej zwiększy się o np. 16. Sytuację taką można zapisać w programie właśnie dzięki przecenom. Opcja ta jest niezwykle pomocna w odzwierciedleniu codziennych sytuacji, które mają miejsce w magazynie

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa grupowania towarów na dokumentach” - Sumowanie ilości dla takich samych produktów na wydrukach dokumentów. Istnieje możliwość ręcznego wyłączenia sumowania dla pojedynczego dokumentu z pozycji okna dokumentu.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa numerów serii oraz daty ważności” - dla towarów posiadających datę ważności (np. lekarstwa, artykuły spożywcze) istnieje możliwość oznakowania towarów przed zbyt długoterminowym magazynowaniem. Podczas dodawania towaru na dokument WZ możemy zdefiniować, który towar powinien być wydany najwcześniej, aby zapobiec jego przeterminowaniu na stanie magazynu.

W magazynie czasem zachodzi sytuacja, że ze stanu towar rozchodzi się wewnątrz przedsiębiorstwa. Prostym przykładem może być sytuacja, w której przepali się żarówka w magazynie, przechowującym między innymi właśnie żarówki. Nie ma potrzeby ich zamawiania, lecz wystarczy je wybrać z magazynu. Taką operację można zrealizować poprzez dokument rozchodu wewnętrznego RW. Dokładnie odwrotne zastosowanie ma dokument przychodu wewnętrznego PW.

Numeracja dokumentów

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa numerów seryjnych towarów” - przyjmowanie i wydawania towaru wraz z unikalnym numerem przypisanym do każdej sztuki towaru. Istnieje też możliwość wprowadzenia numerów seryjnych za pomocą importu danych z Excela i kolektora.

Każdy dokument w programie posiada swój numer. Może on zostać wprowadzony ręcznie, bądź wygenerowany automatycznie. Automat zapewnia unikalność numeru, dzięki czemu łatwo go później odnaleźć. Automatyczna numeracja odbywa się w oparciu o szablon. Domyślnym szablonem dla dokumentu PZ jest: PZ$$$$$$/yy - MAG. Szablon ten można zmieniać dla dowolnego typu dokumentów. Tworzy się go poprzez następujące klucze:

• $$$$$$$ - oznacza względnie unikalny numer dokumentu
• ******* - oznacza absolutnie unikalny w całym systemie numer dokumentu
• yy - rok, którego dotyczy dokument

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa lokalizacji magazynowych” - ustalanie lokalizacji magazynowych dla danego towaru na dokumentach magazynowych. Ten sam towar może być składowany w różnych lokalizacjach, jak również w jednej lokalizacji może być wiele towarów. Lokalizacje możemy definiować z pozycji okna przyjmowania towar lub w module „Towary/Lokalizacje magazynowe.”

• mm - miesiąc
• dd - dzień
• MAG - nazwa magazynu

„Ustawienia/Dokumenty/Liczba miejsc po przecinku” - ceny zazwyczaj są podawane z dwoma miejscami po przecinku. Istnieją jednak przypadki, w których ceny i wartości muszą być podawane dokładniej. Zmieniając ten parametr użytkownik może określić, z jaką dokładnością mają być wyświetlane i drukowane poszczególne ceny oraz sumy na dokumentach i raportach.

W ten sposób można utworzyć automat do numerowania dokumentów, zgodnie z przyjętymi w firmie standardami. Wyjaśnienia wymaga względnie i absolutnie unikalny numer dokumentu. Względnie unikalny numer dokumentu ($) wstawia numer zależny od innych kluczy. W przypadku PZ$$$$$$/yy - MAG będzie on zależny od roku i magazynu, którego dotyczy dokument. Dla przykładu pierwszy dokument będzie miał numer PZ000001/08 - Magazyn1, drugi dokument PZ000002/08 - Magazyn2 itd. W przypadku dodania dokumentu w drugim magazynie dokument otrzyma numer PZ000001/08 - Magazyn2. Absolutnie unikalny numer (*) z kolei wstawia w miejsca gwiazdek numer unikalny w całym programie bez względu na magazyn, datę itp.

Kolumny dodatkowe

„Ustawienia/Dokumenty/Sortowanie wierszy na dokumentach” - mamy 2 możliwości: „kolejność dodawania” lub „nazwa towaru”. Domyślnie ustawienie to „kolejność dodawania” - czyli program nie sortuje linii zamówienia. Druga możliwość „nazwa towaru” to alfabetyczne uporządkowanie linii zamówienia po nazwie towaru, np. dodanie towaru „Banany”, a następnie „Ananas” spowoduje zmianę kolejności - najpierw będzie linia z towarem „Ananas”, a następnie „Banany”.

„Ustawienia/Dokumenty/Szablony automatycznej numeracji dokumentów” - dla każdego typu dokumentu możemy określić sposób automatycznej numeracji. Domyślnie dokumenty mają oddzielą numerację dla każdego typu i magazynu w danym roku. W szablonie nazw można używać tylko znaków, które nie występują na poniższej liście kluczy:

Program LoMag jest używany przez rozmaite firmy, z bardzo zróżnicowaną gospodarką magazynową. W zależności od charakteru działalności danego przedsiębiorstwa, asortyment może być numerowany i opisywany w różnoraki sposób. W związku z tym, w programie magazynowym wprowadzono możliwość tworzenia własnych atrybutów dla poszczególnych towarów. Dzięki temu zarówno podczas działania programu jak i na wydrukach umieszczać możemy dodatkowe kolumny z danymi dostosowanymi do potrzeb firmy.

• $$$$$$$ - oznacza numer dokumentu
• yy - rok, którego dotyczy dokument
• mm - miesiąc
• dd - dzień
• MAG - nazwa magazynu

Poniżej kilka przykładów numeracji dokumentów:

• „PZ $$$$$$/yy” - Oddzielna numeracja w każdym roku, ale wspólna dla wszystkich magazynów, np. w magazynie 1: „PZ 00001/2010”, kolejny dokument PZ w innym magazynie będzie miał numer: „PZ 00002/2010”
• „PZ $$$$$$/yy - MAG” (domyślna numeracja) - w każdym roku i w każdym magazynie numeracja biegnie od początku, np. w magazynie 1: „PZ 000001/2010 - M1”, kolejny dokument PZ w magazynie 2 będzie miał numer: „PZ 000001/2010 - M2”

Aby wprowadzić dodatkowe kolumny dedykowane, należy otworzyć menu Ustawienia, a następnie wybrać zakładkę “Pola dedykowane. Pola te są podzielone na 3 grupy: dane tekstowe, numeryczne oraz linki do plików lub stron internetowych. W polach tekstowych możemy umieszczać na przykład dodatkowe opisy produktów, a w numerycznych liczby określające dany towar. W otwartej zakładce należy wybrać odpowiadające nam atrybuty i wpisać ich nazwy. Po naciśnięciu przycisku OK, pola te zostaną dodane do wszystkich okienek programu, które modyfikują lub przeszukują asortyment. Aby były widoczne również na raportach, należy zmodyfikować układ raportu, co zostanie opisane dalej w rozdziale “Tworzenie raportów.

Kontrola magazynu i zarządzanie zapasami

• „PZ $$$/mm/yy” - Oddzielna numeracja w każdym miesiącu i roku, wspólna dla wszystkich magazynów, 3 miejsca na numer dokumentu, np. w sierpniu „PZ 001/08/2010”, „PZ 002/08/2010”... We wrześniu „PZ/001/09/2010”, „PZ/002/09/2010”... niezależnie od magazynu
• „dok $$$/dd/mm/yy/MAG” - Oddzielna numeracja w każdym dniu i dla każdego magazynu ze zmienionym prefiksem, np. 1 stycznia: „dok 001/01/01/2010/M1”, 2 stycznia „dok 001/02/01/2010/M1”, ale 2 stycznia w magazynie 2 będzie „dok 001/02/01/2010/M2”

15. Informacje techniczne

Podczas dodawania dokumentów ruchów magazynowych, na bieżąco zmieniany jest stan magazynu. Obliczana jest również wartość poszczególnych asortymentów. Wartości liczone są nie w oparciu o stałą cenę dla danego towaru, ale o cenę podaną na dokumentach ruchów magazynowych. Poza tym uwzględniane są przeceny towarów, a także remanenty. Istnieje również możliwość korygowania już istniejących danych, a także tworzenia oddzielnych dokumentów korekt.

Program został stworzony w Microsoft Visual Studio i bazuje na bibliotekach .Net Framework 2.0. Program został skompilowany jako jeden plik EXE, który domyślnie jest instalowany w katalogu „c:\Program Files\Program magazynowy\magazyn.exe”. LoMag wykorzystuje biblioteki „Microsoft .Net Framework” oraz biblioteki „Microsoft SQL Server 2005”, niektóre raporty wykorzystują również biblioteki „Crystal Reports”. Program wymaga praw do zapisu w bieżącym katalogu. W przypadku ograniczonych praw użytkowników, należy nadać pełne prawa dla całej grupy „użytkownicy” do katalogu „c:\Program Files\Program magazynowy”.

Do wyceny magazynu program LoMag używa, określonych w księgowości metod. Do takich metod należą modele LIFO i FIFO. Najczęściej stosowany jest model FIFO [first in - first out, czyli pierwsze weszło - pierwsze wyszło] który wskazuje, że pierwszy zostanie wydany z magazynu towar znajdujący się w pierwszej dostawie. Model ten ma zastosowanie w przypadku szybkiej rotacji towarów. W sporadycznych przypadkach używa się również metody LIFO [last in – first out, czyli ostatnie weszło – pierwsze wyszło]. Dodatkowo program umożliwia ręczny wybór dostaw na dokumentach wydania - czyli wskazanie konkretnej dostawy z której wydajemy towar.

Wszystkie dane zapisywane są w bazie „Microsoft SQL Server (wersja 2005 Express Edition)”. Domyślnie przy pracy na 1 stanowisku, program łączy się z bazą, używając instancji użytkownika; pliki bazy są w podkatalogu „Baza Danych”. Szczegóły ciągu połączenia z bazą są zapisane w pliku „magazyn.exe.config” w bieżącym katalogu programu w sekcji [connectionStrings]. Zmieniając wartość atrybutu „connectionString=” można zmienić sposób, w jaki program będzie łączył się z bazą danych. UWAGA: Po zmianie konfiguracji pracy w sieci z poziomu programu tworzy się automatycznie plik .config. Plik można również usunąć, program wygeneruje go automatycznie.

Inną przydatną funkcją programu jest zestawienie towarów w oparciu o rodzaj dokumentu ruchu magazynowego. Można utworzyć zestawienie miesięczne bądź roczne, zawierające listę towarów, z ilościami i wartościami dla każdego z ruchów magazynowych. Użytkownik widzi dzięki temu, jak przedstawiały się sprzedaż, dostawy, zwroty itd. dla poszczególnych miesięcy. Jedną z opcji jest podgląd zysków ze sprzedaży. Widok ten, pokazuje ile zarobiliśmy na sprzedaży poszczególnych towarów w danym dniu, miesiącu czy roku.

Aby ułatwić planowanie dostaw poszczególnych asortymentów, wprowadzono funkcję historii towaru. Dla dowolnego asortymentu możemy zobaczyć wszystkie działania, które były na nim wykonane. Wyświetlane są daty, numery dokumentów, a także liczba i wartość danego towaru w tamtym czasie. Dzięki temu w łatwy sposób, można uzyskać informacje, jak zmieniała się ilość towaru w magazynie w przeciągu ostatnich tygodni czy miesięcy. Takie informacje są przydatne szczególnie przy planowaniu dostaw, ponieważ łatwiej jest ustalić kiedy i ile towaru zamówić.

Przy pracy na wielu stanowiskach program używa uwierzytelniania „SQL Server”. Program łączy się do serwera SQL użwyając użytkownika „sa” oraz hasła „mAgAzyn_2008!”. UWAGA: W instalacjach programu sprzed roku 2018 używane było hasło „magazyn2008”. Przy pracy sieciowej baza jest widoczna w „SQL Server Management Studio”. Domyślna nazwa bazy to „ProgramMagazynowy”. Istnieje możliwość zmiany użytkownika, hasła, nazwy bazy oraz sposobu uwierzytelniania, ale dane muszą zostać ręcznie naniesione w pliku „magazyn.exe.config”

Tworzenie raportów w gospodarce magazynowej

Więcej informacji oraz odpowiedzi na częste pytania znajdą Państwo na stronie: http://www.lomag.pl/

Trudno wyobrazić sobie program magazynowy bez możliwości tworzenia raportów. Dzięki naszej aplikacji proces ten jest jeszcze prostszy. Wystarczy wybrać dowolny ruch magazynowy i kliknąć przycisk Drukuj. Wyświetlone zostaje okno dialogowe, w którym przedstawiony jest podgląd raportu. Istnieje możliwość wydruku pojedynczego dokumentu, a także listy dokumentów z dowolnego zakresu dat.

Stany magazynowe dla dowolnego dnia

Istnieje możliwość utworzenia raportu stanów magazynowych. Co bardzo istotne, raport może przedstawiać stan magazynu z dowolnego dnia, a nawet godziny. Stany magazynowe liczone są na podstawie dokumentów dostaw, sprzedaży i zwrotów. Uwzględniane są również korekty wprowadzone ręcznie przez użytkownika, a także remanenty, przeceny i przesunięcia międzymagazynowe. Dla przykładu, po zatwierdzeniu remanentu, stan magazynu dla daty widniejącej na remanencie, zawsze będzie równy stanowi magazynu, widocznemu na arkuszu spisowym tego remanentu. Dzięki takiemu rozwiązaniu, możliwe stało się przeglądanie i drukowanie stanów magazynowych dla dowolnej daty. Wartości stanów magazynowych obliczane są na podstawie modelu LIFO lub FIFO lub ręcznych powiązań dostaw z wydaniami.

Obsługa kontrahentów

Oprogramowanie magazynowe LoMag przechowuje również informacje o kontrahentach. Istnieje możliwość zapisu adresu kontrahenta, numerów NIP i REGON, a także danych kontaktowych. Zadbaliśmy przy tym o to, aby informacje te były należycie przechowywane, sortowane i prezentowane. Możliwe jest wyszukiwanie kontrahentów według dowolnego klucza. Kontrahenci podzieleni są na odbiorców, dostawców i pracowników, przy czym możliwe jest aby dana firma była zarówno odbiorcą jak i dostawcą. Co prawda na dokumentach nie ma obowiązku wprowadzania kontrahenta, to jednak jest to zalecane, chociażby ze względów porządkowych. Gdybyśmy jednak chcieli mimo wszystko zrezygnować z opcji kontrahentów, można to zrobić w oknie Ustawienia.

Informacje o towarach

Istnieje możliwość przechowywania praktycznie dowolnej ilości towarów. Zapisywane są takie podstawowe dane jak nazwa towaru i jego numer kreskowy, który ułatwia szukanie. Towary można grupować. Można też przypisywać im jednostki miary, takie jak kilogramy czy sztuki. Co prawda w ciągu miesięcy cena towaru często ulega zmianie, to jednak pomocne okazuje się wprowadzenie domyślnej ceny sprzedaży i ceny zakupu dla każdego artykułu. Ceny domyślne są jedynie cenami sugerowanymi i nie muszą odpowiadać cenom podanym w dokumentach magazynowych. Podczas dodawania dokumentu, program jednak używa ich jako podpowiedzi, z których możemy, ale nie musimy skorzystać. W niektórych sytuacjach przyspiesza to wprowadzanie elementów dokumentów magazynowych.

Drukowanie i eksport raportów do plików zewnętrznych

Wydruki są przejrzyste i czytelne, a przy tym zawierają wszystkie potrzebne informacje oraz podsumowania wartości liczbowych. Wygląd raportów można dostosować do własnych potrzeb zmieniając listę widocznych kolumn, ich rozmiar i nazwę. Poza możliwością drukowania, pomocna może okazać się funkcja eksportowania raportu. Jednym przyciskiem raport można zapisać jako dokument arkusza kalkulacyjnego XLS.

Dostosowywanie wydruków do potrzeb firmy

Poszczególne przedsiębiorstwa różnią się od siebie i w niejednakowy sposób drukują poszczególne raporty. W związku z tym wprowadziliśmy specjalny mechanizm dostosowywania wyglądu raportów do indywidualnych potrzeb. W połączeniu z możliwością tworzenia dodatkowych kolumn dedykowanych, daje on możliwość znacznego ingerowania w układ wydruków.

LoMag umożliwia utworzenie własnych szablonów wszystkich dokumentów. np. unikalnego dokumentu WZ z logiem firmy. Tworzenie własnego szablonu jest bardzo proste dzięki wizualnemu edytorowi szablonów dokumentów. Przenosimy i układamy elementy dokumentu przy pomocy myszki, dodajemy własne teksty i elementy graficzne. Edytor umożliwia umieszczenia kodów kreskowych dla każdej linii na dokumencie, miniatury zdjęć dla towarów, oraz innych danych niezbędnych na wydruku.

Dla tabel na dokumencie możemy zmieniać widoczność oraz kolejność wyświetlania poszczególnych kolumn używając przycisków “Przenieś w górę i “Przenieś w dół. Można również zmienić ustawienia takie jak nagłówek kolumny, wyrównanie, szerokość, liczba miejsc po przecinku, sumowanie danych numerycznych oraz typ generowanego kodu kreskowego np. EAN 13, Code 39, Code128..

Analogicznie działa edytor etykiet umożliwiający projektowanie własnych etykiet towarowych dla różnych typów drukarek i rozmiarów papieru waz z kodami kreskowymi. Edytor umożliwia projektowanie wydruku na papierze dzielonym - czyli arkuszu podzielonym na małe etykiety (np. 3x6 małych etykiet samoprzylepnych na kartce A4)

Drukowanie dowolnego widoku danych

Poza standardowymi dokumentami i raportami konieczne może się okazać wydrukowanie danych, które zostały wyświetlone w którejś z tabeli programu. Dla przykładu po wyszukaniu towarów w oknie “Wyszukiwanie w magazynie, chcielibyśmy wydrukować otrzymany wynik. Program LoMag ma przycisk umożliwiający wydruk i eksport do Excela dla każdej tabeli z danymi. W ten sposób można otrzymać wydruk lub plik Excel dla dowolnych wyświetlonych w programie danych np. rezultatów naszego wyszukiwania.

Komunikacja z programem do zarządzania magazynem

Program LoMag, usprawniający kontrolę jakości i składowania, wspiera większość popularnych czytników kodów kreskowych oraz drukarek etykiet, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania magazynem. Dzięki elastycznym opcjom konfiguracyjnym, interfejs programu może być dostosowany do potrzeb użytkownika, umożliwiając dodawanie kolejnych towarów za pomocą samego czytnika lub w połączeniu z klawiaturą do zatwierdzania ilości, co znacząco przyspiesza procesy magazynowe i podnosi efektywność zarządzania gospodarką magazynową. Aby dalej zwiększyć wydajność pracy, program oferuje zdefiniowane skróty klawiszowe dla często wykonywanych operacji. Ponadto, LoMag umożliwia import wielu danych z plików Excel, takich jak listy towarów, dane kontrahentów, a także zawartość dokumentów, np. arkuszy spisowych.

Przy pisaniu programu zastosowano najnowsze technologie firmy Microsoft. Dzięki temu, dostęp do bazy jest szybki i niezawodny. Cała baza danych i ustawienia mieszczą się w dwóch plikach w katalogu "Baza danych". Można więc ją przenosić i kopiować w dowolne miejsce na dysku. Oczywiście w programie istnieje także funkcja Archiwizacji (utworzenie kopii zapasowej) oraz Dearchiwizacji (odtworzenie kopii zapasowej)

Przyjazny interfejs MDI

Ideą programu magazynowego LoMag było utworzenie aplikacji prostej w obsłudze, a przy tym niezawodnej i funkcjonalnej. Przejrzysty interfejs spełnia to zadanie. Dostęp do poszczególnych funkcji został dobrze przemyślany, z uwzględnieniem podstawowych przypadków użycia programu. Dużym atutem jest zastosowanie interfejsu MDI, dającego możliwość jednoczesnego działania na wielu oknach dialogowych.

Filtrowanie dokumentów

Po wprowadzeniu tysięcy dokumentów ruchów magazynowych, pojawia się problem filtrowania danych. W naszej aplikacji zadbaliśmy, aby dane były sortowane i przedstawiane w logicznym porządku. Można na przykład przeglądać listę wszystkich dokumentów, jak również filtrować po dowolnym kluczu np. kontrahent, zakres dat, zakres wartości. Filtry można zapisać pd własną nazwą i wykorzystać w przyszłości.

Konfiguracja pracy sieciowej

Ustawienie pracy sieci jest niezwykle proste. Aby dwa stanowiska, połączone w sieć, mogły korzystać z tej samej bazy Programu Magazynowego, należy zmienić ustawienia sieciowe. Można to uczynić poprzez wybranie z menu Program opcji Ustawienia. W zakładce “Praca w sieci są do wyboru następujące opcje:

• Praca na jednym stanowisku
• Wiele stanowisk – komputer to klient, łączy się z serwerem
• Wiele stanowisk – komputer pełni rolę serwera

Na pierwszym komputerze wybieramy opcję trzecią (serwer). Warto zauważyć, że pole nazwa komputera i nazwa instancji SQL są wypełnione automatycznie. W szczególnych przypadkach można je zmienić wedle własnych potrzeb. Należy zapamiętać nazwę komputera, który będzie pełnić rolę serwera, ponieważ będzie ona wymagana w celu podłączenia innych komputerów. Naciskamy OK. Na drugim komputerze wybieramy opcję drugą (klient), przy czym w polu “Nazwa serwera wpisujemy nazwę pierwszego komputera. Wybór należy potwierdzić przyciskiem OK. Od tej chwili komputery pracują na jednej bazie danych.

Zaawansowane wyszukiwanie

Zdajemy sobie sprawę jak wielkie znaczenie ma szybkie znalezienie informacji. Jest to istotne szczególnie w przypadku tysięcy dokumentów czy towarów, zgromadzonych w magazynie. W programie magazynowym LoMag można znaleźć rozbudowane funkcje przeszukiwania bazy.

Towar możemy znaleźć przez wpisanie jego nazwy lub tylko części z tej nazwy. Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone jako lista, zawierająca wszystkie atrybuty towaru, cenę zakupu, sumę ilości na magazynie oraz łączną wartości towaru. Dodatkowo wyniki wyszukiwania możemy ograniczyć tak, aby szukane były tylko towary z określonym stanem lub zakresem zdefiniowanych wcześniej atrybutów numerycznych. W tabeli z rezultatami możemy definiować własne filtry dla każdej z kolumn. np. możemy ograniczyć rezultaty do towarów z danej grupy, z określonym zakresem wagi czy takie dla których stan jest niski. Filtr obejmujący te kryteria możemy zapisać pod własną nazwą i wykorzystywać w przyszłości do szybkiego odnalezienia potrzebnych informacji.

Na podobnych zasadach działa wyszukiwanie dokumentów i kontrahentów. Dokumenty możemy szukać według numeru i typu dokumentu, jak również kontrahenta, nazwy lub kodu towaru na dokumencie czy nawet uwagach zawartych w dokumencie.

Dalszy rozwój systemu zarządzania magazynem LoMag

A co wtedy, gdy prezentowana aplikacja nie zawiera funkcji, która przydałaby się w przypadku Twojej firmy? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przystosować program do indywidualnych potrzeb i dodać taką funkcję. Jesteśmy otwarci na współpracę, która przyczyni się do rozwoju programu, a co najważniejsze do jeszcze lepszego funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa.

Program magazynowy LoMag jest sukcesywnie rozbudowywany. Systematycznie publikujemy aktualizacje, które zawierają sugestie od użytkowników programu. W związku z tym cenimy każdą uwagę i pomysł, dotyczące dalszego rozwoju aplikacji. Mamy nadzieję, że kolejne zmiany w programie spotkają się z aprobatą odbiorców.