Krajowy System e-Faktur w LoMag. Wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF.

Program LoMag znacząco ułatwia korzystanie z KSeF, umożliwiając wysyłanie i automatyczne odbieranie faktur z systemu Ministerstwa Finansów. Moduł obsługi KSeF jest integralną częścią modułu faktur LoMag. Dzięki pełnej integracji można z poziomu listy faktur jednym kliknięciem wysłać do KSeF wszystkie zaznaczone faktury oraz automatycznie odebrać faktury wystawione dla naszej firmy. Wszystko odbywa się w jednym programie, bez ręcznego przepisywania danych z faktur zakupowych.

W LoMagu pracujemy z fakturami w tradycyjny sposób, co sprawia, że praca staje się bardziej efektywna i skoncentrowana w jednym miejscu. Faktury są przesyłane i odbierane w tle, co pozwala kontynuować pracę z programem LoMag bez przestojów i oczekiwania na odpowiedź systemu KSeF. Po akceptacji lub odrzuceniu faktur przez system KSeF program wyświetli stosowne powiadomienie na dole okna:

Dzięki automatycznej integracji LoMag z systemem KSeF można nadal wystawiać faktury w sposób tradycyjny bezpośrednio z aplikacji dla wszystkich typów faktur - w tym faktur zaliczkowych i końcowych, faktur w walutach obcych, a także dokumentów z różnymi stawkami VAT oraz zwolnionych z VAT. Faktury możemy wysłać od razu do KSeF lub zbiorczo np. na koniec dnia. LoMag przypomina o niewysłanych fakturach do KSeF.

Aby połączyć program do fakturowania LoMag z KSeF, wystarczy wygenerować token w aplikacji KSeF i wpisać go w ustawieniach programu. Poniżej pokazujemy, jak przygotować dostęp testowy, uzyskać token i sprawdzić połączenie — krok po kroku.

Rozpoczęcie wystawiania e-faktur w systemie KSeF

Aby korzystać z systemu KSeF, należy zalogować się do aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów i wygenerować token, który następnie konfiguruje się w programie LoMag. Na początek proponujemy sprawdzić środowisko testowe lub demonstracyjne:
Środowisko testowe — przeznaczone do testów i nauki integracji na fikcyjnych danych:
https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/.
Środowisko demonstracyjne (przedprodukcyjne) — pozwala przetestować współpracę programu z KSeF na zasadach zbliżonych do produkcji, bez skutków prawnych:
https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/.
Środowisko produkcyjne — służy do rzeczywistego wystawiania i odbierania faktur:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

Środowisko testowe pozwala sprawdzić funkcje KSeF oraz działanie integracji z LoMag. Do prób używaj fikcyjnych danych i testowego NIP. NIP w aplikacji testowej KSeF musi być taki sam jak w testowej bazie LoMag, w zakładce Ustawienia › Firma. Testy najlepiej wykonać w osobnej bazie, bez rzeczywistych danych klientów i faktur.

Uwaga: do środowiska produkcyjnego wysyłamy wyłącznie rzeczywiste faktury. Przyjęcie faktury przez produkcyjny KSeF ma skutki prawne; nie jest to miejsce do wysyłania dokumentów próbnych.

1. Otwórz Aplikację Podatnika w środowisku testowym

Wejdź na stronę testową KSeF. Upewnij się, że w nagłówku widnieje Środowisko Testowe. W części logowania wybierz Zaloguj uwierzytelnieniem testowym. Zaznaczenia na poniższym ekranie wskazują opcje logowania:

2. Podaj NIP i uwierzytelnij się w aplikacji testowej

W oknie Wprowadź kontekst logowania wybierz identyfikator NIP firmy i wpisz NIP zgodny z danymi firmy w testowej bazie LoMag, w zakładce Ustawienia › Firma. W części Podpisz testowe żądanie autoryzacyjne wybierz typ identyfikatora Pieczęć NIP, wpisz ten sam NIP i naciśnij Uwierzytelnij do aplikacji testowej. Przycisk Generuj certyfikat w tym oknie służy do przygotowania certyfikatu na potrzeby testów.

Na ilustracji użyto przykładowego NIP. Ważne, aby testowy NIP wskazany w aplikacji KSeF i w ustawieniach firmy w testowej bazie LoMag był taki sam. Logowanie testowe służy wyłącznie do prób i nie daje dostępu do produkcyjnych faktur firmy.

3. Wygeneruj token dla programu LoMag

Po uwierzytelnieniu zostaniesz przeniesiony do Aplikacji Podatnika KSeF. Otwórz menu Tokeny › Generuj token. Wpisz nazwę, np. Dla LoMag, i wybierz uprawnienia potrzebne do pracy. Do wysyłania faktur potrzebne jest wystawianie faktur, a do ich odbierania przeglądanie faktur. Pozostałe uprawnienia dobierz do czynności, które chcesz wykonywać; na ekranie pokazano pełną listę dostępnych uprawnień.

Naciśnij Generuj token. Jeżeli pojawi się komunikat W realizacji, poczekaj i użyj przycisku Odśwież. Po zakończeniu generowania wyświetli się token oraz przycisk Kopiuj:

Po naciśnięciu Generuj token pojawi się ciąg 116 znaków, który trzeba skopiować w całości i ZACHOWAĆ, ponieważ nie można go ponownie wyświetlić w aplikacji KSeF. Użyj przycisku Kopiuj przed opuszczeniem tej strony. Zachowaj token w bezpiecznym miejscu — będzie potrzebny przy konfiguracji lub ponownym podłączaniu programu LoMag.

4. Wklej token i sprawdź połączenie w LoMag

W programie LoMag otwórz Program › Ustawienia › e-Faktury › KSeF. Zaznacz Włącz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur, wybierz Połączenie z testowym środowiskiem KSeF i wklej skopiowany token w polu token autoryzacyjny. Naciśnij Sprawdź połączenie, potwierdź NIP i zatwierdź przyciskiem OK.

Uwaga: token ze środowiska testowego nie będzie działał w środowisku demonstracyjnym ani produkcyjnym. Tak samo token produkcyjny nie służy do testów. Rodzaj środowiska w LoMag musi odpowiadać środowisku, w którym token został wygenerowany.

Po chwili otrzymasz komunikat Weryfikacja połączenia z KSeF przebiegła poprawnie. Możesz wtedy przejść do konfiguracji wysyłania i odbierania faktur. Jeżeli pojawi się błąd, sprawdź zgodność środowiska i NIP oraz to, czy token został skopiowany w całości i ma potrzebne uprawnienia.

5. Po testach przejdź na środowisko produkcyjne

Po sprawdzeniu działania integracji wygeneruj osobny token w produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF. W LoMag wybierz Połączenie z produkcyjnym środowiskiem KSeF, wklej produkcyjny token i ponownie użyj Sprawdź połączenie.

Po przełączeniu konfiguracji LoMag na środowisko produkcyjne KSeF adnotacje dotyczące wysyłki do środowiska testowego i demonstracyjnego zostaną wyczyszczone. Nie jest to usunięcie dokumentów z KSeF. Przed rzeczywistą wysyłką sprawdź datę rozpoczęcia ewidencjonowania faktur i zaznaczone dokumenty.

Opis opcji konfiguracji KSeF w programie LoMag.

Poniżej opisano szczegółowo ustawienia wysyłania i odbierania faktur, opcje dodatkowe oraz mapowanie danych LoMag na pola KSeF.

Wysyłanie i odbieranie faktur

Włącz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur — włącza funkcje komunikacji z KSeF i informacje w pasku stanu. Wyłączenie tej opcji zatrzymuje obsługę KSeF w programie. Nie zmienia obowiązków firmy wynikających z przepisów.
Rodzaj środowiska KSeF — wybierz połączenie testowe, demonstracyjne lub produkcyjne. Token musi pochodzić z wybranego środowiska. Produkcję włącz dopiero po sprawdzeniu integracji, aby nie wysłać dokumentów próbnych jako rzeczywistych faktur.
Token autoryzacyjny — wklej cały token wygenerowany w odpowiedniej Aplikacji Podatnika KSeF. Token musi mieć uprawnienia do wystawiania faktur i/lub dostępu do faktur, zgodnie z włączonymi funkcjami LoMag.
Sprawdź połączenie — weryfikuje możliwość połączenia z KSeF dla wybranego środowiska, tokena i NIP. Po poprawnej weryfikacji zapisz ustawienia. W razie błędu sprawdź zgodność tych trzech danych oraz uprawnienia tokena.

Wysyłanie faktur do KSeF — udostępnia wysyłanie faktur sprzedaży. Można pozostawić wyłącznie odbieranie faktur, jeśli wysyłka odbywa się w innym systemie. Samo zaznaczenie tej opcji nie oznacza, że każda nowa faktura została już zarejestrowana w KSeF — należy kontrolować jej status.
Data rozpoczęcia ewidencjonowania faktur — wyznacza początek zakresu faktur uwzględnianych przez LoMag przy obsłudze wysyłki i przypominaniu o niewysłanych dokumentach. Faktury wcześniejsze nie trafiają do tego zakresu. Ustaw datę właściwą dla swojej firmy; data pokazana w oknie jest przykładem, a nie uniwersalną datą rozpoczęcia obowiązku KSeF.
Odbieranie faktur z KSeF — włącza sprawdzanie i pobieranie faktur dostępnych dla firmy. Można pozostawić wyłącznie wysyłanie, jeśli dokumenty zakupowe obsługiwane są w innym programie.
Odbieraj faktury wystawione po — określa datę graniczną wyszukiwania faktur do pobrania. Ustaw ją odpowiednio do okresu, który chcesz obsługiwać w LoMag. Nie należy utożsamiać tej daty z datą obowiązku wystawiania własnych faktur w KSeF.
Sprawdzaj czy są nowe faktury co … min — ustala częstotliwość automatycznego sprawdzania. Można przyjąć np. 60 minut lub dłuższy odstęp. Bardzo częste odpytywanie zwiększa liczbę żądań i może spowodować czasowe ograniczenie komunikacji przez KSeF. Interwał w LoMag nie jest ustawowym terminem odbioru faktury.
Zapisz faktury w magazynie — wybierz konkretny magazyn, np. osobny magazyn przeznaczony do faktur zakupowych. Ustawienie pytaj podczas zapisu pozwala wskazywać magazyn przy zapisywaniu pobieranych dokumentów. Wybór magazynu dotyczy przypisania dokumentu w LoMag.
Resetuj ograniczenie czasowe — resetuje zapamiętany postęp pobierania, aby program ponownie sprawdził faktury w ustawionym zakresie. Może to umożliwić ponowne pobranie faktur usuniętych wcześniej z LoMag. Przed resetem sprawdź datę odbioru i istniejące dokumenty. Przycisk nie usuwa faktur z KSeF i nie cofa ich przyjęcia.

Ustawienia zaawansowane KSeF

Sprawdzanie dokumentów, adresy i płatności

Sprawdzaj zgodność faktury ze schematem XSD przed wysłaniem do KSeF — włącza dodatkową kontrolę XML w LoMag przed wysyłką. Kontrola może wydłużyć przygotowanie dokumentu, ale pozwala wcześniej wykryć błędy struktury. Poprawność XSD nie zastępuje sprawdzenia danych i zasad podatkowych, a wyłączenie kontroli w LoMag nie wyłącza weryfikacji po stronie KSeF.
Jeśli adres dostawy jest inny niż domyślny › uzupełniaj pole Fa.Podmiot3 — pozwala przekazać dodatkowy adres dostawy wskazany dla kontrahenta jako dane dodatkowego podmiotu. Po wyłączeniu samo uzupełnienie adresu dostawy nie uruchamia tej opcji wysyłki. Oznaczenie w interfejsie opisuje działanie LoMag; w strukturze FA(3) element Podmiot3 jest odrębny od elementu Fa. Dla jednostek podrzędnych JST i członków grup VAT należy dodatkowo zadbać o prawidłowy identyfikator i rolę odbiorcy.
Sprawdzaj status kontrahenta w GUS przed wysłaniem faktury do KSeF — dodaje sprawdzenie kontrahenta w rejestrze GUS przed wysyłką. Pomaga wykryć błędny NIP lub dane podmiotu; przy wolnej odpowiedzi GUS może wydłużyć operację. Sprawdzenie GUS nie jest sprawdzeniem statusu podatnika VAT ani rachunku na białej liście.
Używaj konta bankowego kontrahenta (pole: Fa.Płatność) — przekazuje rachunek zapisany dla danego kontrahenta do danych płatności faktury. Jest przydatne, gdy każdemu klientowi przypisujesz osobny rachunek do wpłat, np. rachunek wirtualny. Sprawdź, czy w kartotece zapisano właściwy rachunek do zapłaty za Twoją fakturę.

Edycja, faktury bez NIP i korekty

Pozwól na edycję faktur pobranych z KSeF — umożliwia lokalną zmianę pobranych faktur w LoMag. Przy wyłączonej opcji są one dostępne do odczytu i wydruku. Zmiana w LoMag nie zmienia oryginalnej faktury w KSeF i nie zastępuje korekty wystawianej przez sprzedawcę. Jeżeli lokalny dokument był edytowany, przy weryfikacji korzystaj również z oryginalnego XML.
Wysyłaj faktury bez NIP nabywcy do KSeF — po włączeniu pozwala wysyłać również dokumenty dla nabywców bez NIP, w tym konsumentów. Faktury konsumenckie mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Brak polskiego NIP nie przesądza jednak, że każda taka faktura jest konsumencka — nabywca zagraniczny może mieć inny identyfikator. Uzupełnij identyfikację zgodnie z rzeczywistym statusem nabywcy.
Prezentuj wiersze faktury korygującej w sposób różnicowy — wybiera sposób prezentacji pozycji korekty. W ujęciu różnicowym pozycje pokazują zmianę względem wartości korygowanej, np. zmniejszenie o 2 sztuki, a nie tylko końcowy stan. Ustawienie sposobu prezentacji nie zmienia przyczyny korekty ani wartości wynikających z dokumentu.

Dopasowanie towarów przy odbieraniu faktur

Dopasuj towar z KSeF po polach — wybiera, na podstawie których danych pozycji faktury program szuka towaru w kartotece LoMag, np. po kodzie kreskowym, nazwie albo kombinacji dostępnych pól. Dobierz sposób do danych stosowanych przez dostawców. Sama zgodność nazwy może być niewystarczająca, jeśli różne towary mają podobne opisy.
Jeśli nie znajdziesz towaru w bazie: Dodaj do kartoteki — tworzy nowy towar na podstawie nieznanej pozycji faktury. Rozwiązanie jest wygodne przy wprowadzaniu nowych produktów, ale może tworzyć dodatkowe kartoteki, gdy dostawcy stosują inne nazwy lub kody dla tego samego towaru.
Jeśli nie znajdziesz towaru w bazie: Dodaj jako archiwalny — tworzy kartotekę towaru oznaczoną jako archiwalna. Pozwala zachować pozycję na pobranym dokumencie bez dodawania jej do zwykłej listy aktywnych towarów. Jest przydatne np. dla pozycji zakupowych, których nie prowadzisz w bieżącej kartotece.
Jeśli nie znajdziesz towaru w bazie: Pozwól mi zdecydować (pokaże okno wyboru) — wyświetla okno, w którym użytkownik może wskazać właściwy towar z LoMag. Użyj tej opcji, gdy potrzebujesz kontroli nad przypisaniem pozycji i chcesz ograniczyć powstawanie duplikatów.
Kod kreskowy towaru z KSeF pobierz z pola — wybiera źródło kodu w odbieranym XML: Indeks, GTIN lub UU_ID. Dopasuj je do sposobu wypełniania faktur przez dostawcę. Indeks jest kodem towaru, GTIN identyfikatorem handlowym, a UU_ID identyfikatorem pozycji — te wartości nie zawsze są numerem EAN. To ustawienie importu jest odrębne od mapowania pól wysyłanej faktury.

Ceny jednostkowe i dodatkowe dane wysyłane do KSeF

Wysyłaj do KSeF ceny jednostkowe towarów — wybiera zakres przekazywanych cen: netto i brutto albo cenę zgodną z algorytmem dokumentu — netto przy algorytmie netto i brutto przy algorytmie brutto. Dobierz ustawienie do sposobu obliczania faktury. Nie jest to pole służące do zmiany stawki VAT lub przeliczania całego dokumentu na inny algorytm.
Nr serii i datę ważności — dołącza informacje o partii towaru i jej terminie ważności, jeżeli zostały uzupełnione. Numer serii oznacza partię; nie należy go utożsamiać z indywidualnym numerem seryjnym pojedynczej sztuki.
Dane kontaktowe klientów — dołącza dostępne dane kontaktowe kontrahenta. Włącz, gdy chcesz przekazywać te dane odbiorcy wraz z fakturą.
Rodzaj i nr transportu — dołącza uzupełnione informacje dotyczące transportu, w tym jego rodzaj i numer. Zaznaczenie opcji nie tworzy brakujących danych transportowych.
Sumy kolumn dedykowanych faktur — dołącza obliczone sumy kolumn dedykowanych, jeżeli takie dane występują na dokumencie. Jest to funkcja przekazywania informacji dodatkowych; nie zastępuje przypisania kolumny dedykowanej do konkretnego pola KSeF w oknie mapowania.
Uwagi elementu faktury — przekazuje uwagi przypisane do poszczególnych pozycji. Uwagi pozycji są odrębne od uwag całej faktury i uwag kontrahenta.
UU_ID — dołącza identyfikator pozycji faktury. Nie jest to numer KSeF całego dokumentu ani numer seryjny towaru.
SystemInfo — dołącza informację o systemie, w którym przygotowano XML faktury, np. o programie LoMag. Jest to informacja techniczna, a nie dodatkowa procedura VAT.

Jak działa mapowanie pól LoMag na KSeF

Naciśnij Ustawienia mapowania w zakładce KSeF. Dla danego pola wybierz stałą wartość albo kolumnę LoMag, z której program ma pobrać dane. Obszar wskazany w kolumnie Tabela dla pola w LoMag określa, gdzie musi być zapisana informacja: na fakturze, pozycji faktury, w kartotece kontrahenta, towaru, adresu dostawy lub magazynu.

Stała <Tak> — oznacza, że dane oznaczenie będzie stosowane do wszystkich dokumentów lub pozycji objętych tym ustawieniem. Wybieraj ją tylko wtedy, gdy dana cecha rzeczywiście występuje zawsze. Przykładowo stałe <Tak> przy P_18A oznacza oznaczanie wszystkich takich faktur jako MPP.
Stała <Nie> — oznacza odpowiedź przeczącą, a nie uniwersalną regułę pomijania pola XML. Dla obowiązkowych adnotacji FA(3), np. P_16, P_17, P_18A i P_23, odpowiedź „nie” jest zapisywana jako właściwa wartość schematu. Dla innych pól sposób zapisu zależy od ich definicji.
Wybór kolumny — pozwala ustalać wartość osobno dla każdego dokumentu, kontrahenta, towaru lub pozycji. Jest właściwy, jeśli jedne faktury mają daną cechę, a inne nie. LoMag pobiera wartość z wybranej kolumny; sama nazwa „MPP” albo „GTU” nie uruchamia mapowania bez przypisania jej w tym oknie.
<brak> — oznacza brak wskazanego źródła. Dla niektórych pól LoMag stosuje wtedy standardowe dane, np. nazwę kontrahenta lub nazwę towaru. Nie należy zakładać, że każde puste mapowanie ma taką samą wartość zastępczą.

Kolumny dedykowane tworzy się w Program › Ustawienia › Kolumny dedykowane, po wybraniu właściwej tabeli. Dla oznaczeń użyj typu Wartość TAK/NIE, dla dat typu Data, dla kwot typu Liczba, a dla kodów i identyfikatorów typu Tekst lub odpowiedniego pola rozwijanego. Numery zawierające zera na początku, np. GLN lub GTIN, przechowuj jako tekst. Pełny opis: Kolumny dedykowane w LoMag.

Mapowanie przekazuje oznaczenia i dane do XML. Sam wybór procedury nie zastępuje odpowiedniego sposobu wystawienia i rozliczenia faktury w LoMag. Poniżej opisano opcje według tabel źródłowych, bez potrzeby odczytywania opisów z tabeli ekranowej.

Tabela Faktura — dane całego dokumentu

P_16 — metoda kasowa — wybierz kolumnę typu TAK/NIE w tabeli faktur, jeśli tylko część dokumentów wymaga adnotacji „metoda kasowa”. Stałej <Tak> użyj, gdy oznaczenie dotyczy wszystkich wystawianych faktur objętych konfiguracją.
P_17 — samofakturowanie — oznacza fakturę wystawianą przez nabywcę w procedurze samofakturowania. Można przypisać kolumnę TAK/NIE na fakturze. Nie zaznaczaj tej opcji wyłącznie dlatego, że wystawiasz własną fakturę sprzedaży.
P_18A — mechanizm podzielonej płatności — przypisz kolumnę TAK/NIE, np. MPP, aby wybierać oznaczenie na każdej fakturze. Przy sprzedaży dla podatnika obowiązkowe MPP dotyczy faktury na kwotę brutto przekraczającą 15 000 zł, zawierającej towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Samo przekroczenie kwoty ani samo oznaczenie towaru nie wystarcza. Sposób konfiguracji pokazano w części „Przykład: kolumna dedykowana MPP i pole P_18A”.
P_23 — procedura uproszczona w transakcji trójstronnej — oznacza fakturę wystawianą przez drugiego w kolejności podatnika w odpowiedniej procedurze. Przypisz kolumnę TAK/NIE, jeśli oznaczenie zależy od konkretnej transakcji. Nie jest to ogólny znacznik każdej sprzedaży do UE.
P_Marzy_2 — procedura marży dla biur podróży — mapuje oznaczenie tej procedury z wybranej kolumny faktury. Włączaj dla dokumentów rzeczywiście wystawianych w tej procedurze; samo mapowanie nie przełącza sposobu obliczania podatku.
P_Marzy_3_1 — procedura marży dla towarów używanych — przekazuje właściwe oznaczenie faktury dotyczącej towarów używanych objętych procedurą marży. Przy dokumentach mieszanych stosuj kolumnę, aby nie oznaczać w ten sposób zwykłych faktur.
P_Marzy_3_2 — procedura marży dla dzieł sztuki — wybierz odrębną kolumnę TAK/NIE, gdy ta procedura występuje tylko na części faktur. Nie przypisuj tu kolumny MPP, jeżeli nie opisuje ona tej cechy dokumentu.
P_Marzy_3_3 — procedura marży dla przedmiotów kolekcjonerskich i antyków — służy do przekazania oznaczenia tej konkretnej procedury. Kolumna źródłowa powinna rozróżniać te dokumenty od pozostałych faktur.
FP — faktura do paragonu — oznacza fakturę wystawioną na podstawie paragonu. Można utworzyć na fakturze kolumnę FP typu TAK/NIE i ją przypisać. Zaznaczenie nie wystawia paragonu ani nie zastępuje powiązania z faktyczną sprzedażą.
ZwrotAkcyzy — włącza informację dodatkową związaną ze zwrotem akcyzy w cenie paliwa rolniczego. Użyj kolumny TAK/NIE, jeśli oznaczenie dotyczy tylko wybranych faktur. Nie należy utożsamiać tego znacznika z kwotą akcyzy na pozycji.
DodatkowyOpis/UwagiFaktury — wybiera źródło uwag całej faktury. Ustawienie Uwagi przekazuje standardowe uwagi dokumentu, a <brak> wyłącza ich przekazywanie. Można wybrać inną odpowiednią kolumnę faktury, jeśli ma zawierać tekst przeznaczony do KSeF.
WZ — wybór <Tak> przekazuje numery powiązanych dokumentów wydania. Można wskazać inną odpowiednią kolumnę faktury albo wybrać <brak>, aby nie przekazywać tej informacji. Mapowanie nie tworzy dokumentu WZ ani nie zastępuje jego powiązania z fakturą.
WarunkiTransakcji/NrZamowienia — przypisz tekstową kolumnę faktury zawierającą numer zamówienia klienta. Jest to numer zamówienia dla całego dokumentu, nie numer Twojej faktury.
WarunkiTransakcji/DataZamowienia — przypisz kolumnę typu Data z datą zamówienia klienta. Powinna odpowiadać zamówieniu wskazanemu dla faktury, a nie automatycznie dacie wystawienia dokumentu.

Tabela Wiersz faktury — oznaczenia poszczególnych pozycji

Jeżeli oznaczenie dotyczy tylko części pozycji, utwórz kolumnę dedykowaną dla wierszy faktury i uzupełnij ją na odpowiednich pozycjach. Kolumna na całej fakturze nie zastąpi kolumny wiersza wskazanej w tym mapowaniu.

WSTO_EE — oznacza odpowiednią sprzedaż towarów na odległość lub wskazane usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne. Wybierz kolumnę TAK/NIE na pozycji; nie oznaczaj tak automatycznie całej sprzedaży internetowej.
IED — przekazuje oznaczenie dostaw dokonywanych przez podatnika ułatwiającego sprzedaż za pomocą interfejsu elektronicznego w przypadkach przewidzianych przepisami. Samo prowadzenie sklepu internetowego nie uzasadnia zaznaczenia.
TT_D — oznacza dostawę przez drugiego w kolejności podatnika w uproszczonej transakcji trójstronnej. Dotyczy kwalifikacji pozycji; nie zastępuje oznaczenia P_23 właściwego dla faktury.
I_42 — oznacza odpowiednią wewnątrzwspólnotową dostawę po imporcie objętym procedurą celną 42. Ustaw kolumnę TAK/NIE dla pozycji, których to dotyczy.
I_63 — oznacza odpowiednią wewnątrzwspólnotową dostawę po imporcie objętym procedurą celną 63. Wybieraj osobno od I_42, zgodnie z rzeczywistą procedurą.
B_SPV — oznacza transfer bonu jednego przeznaczenia w odpowiednim przypadku. Przypisz kolumnę TAK/NIE do pozycji związanych z takimi bonami.
B_SPV_DOSTAWA — oznacza odpowiednią dostawę towarów lub świadczenie usług związane z bonem jednego przeznaczenia. Nie jest zamienne z oznaczeniem samego transferu bonu B_SPV.
B_MPV_PROWIZJA — oznacza usługi pośrednictwa i inne usługi związane z transferem bonu różnego przeznaczenia, do których odnosi się to oznaczenie. Nie oznacza każdej sprzedaży bonu MPV.
P_13_5 — pozwala wskazać pozycje kwalifikowane do odpowiedniej sumy sprzedaży netto dla procedury szczególnej opisanej w dziale XII rozdziale 6a ustawy o VAT. W oknie LoMag wybierana jest cecha pozycji, natomiast w XML pole P_13_5 jest sumą kwot. Nie jest to ogólny znacznik wszystkich usług elektronicznych.
P_13_9 — wskazuje pozycje usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, zaliczane do odpowiedniej sumy sprzedaży netto. W XML P_13_9 jest kwotą zbiorczą, a nie wartością TAK/NIE. Nie oznaczaj tak każdej usługi świadczonej za granicą.
KwotaAkcyzy — przypisz liczbową kolumnę wiersza z kwotą akcyzy zawartą w cenie danej pozycji. To pole kwotowe, dlatego nie należy wybierać kolumny typu TAK/NIE ani wpisywać w niej stawki procentowej.
DodatkowyOpis/NrZamowieniaWiersza — przypisz tekstową kolumnę pozycji, jeśli różne wiersze faktury dotyczą różnych zamówień klienta. Jest odrębna od numeru zamówienia całej faktury.

Tabela Kontrahent — dane i oznaczenia nabywcy

Podmiot2/Nazwa — wybierz kolumnę kontrahenta, jeżeli do KSeF ma trafić inna nazwa niż standardowa nazwa kartoteki, np. pełna nazwa prawna. Przy braku przypisania używana jest standardowa nazwa kontrahenta. Uzupełnij wybraną kolumnę dla odbiorców, dla których ma być stosowana.
TP — mapuje oznaczenie podmiotu powiązanego. Utwórz kolumnę TAK/NIE w kartotece kontrahentów i zaznacz ją dla właściwych podmiotów. Nie oznacza klienta stałego ani kontrahenta przypisanego do określonej grupy handlowej.
Podmiot2/JST — w FA(3) informuje, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej jednostki samorządu terytorialnego. Przy odpowiedzi „tak” trzeba również przekazać prawidłowe dane tej jednostki w Podmiot3, w tym NIP lub IDWew i rolę JST–odbiorca. Samo mapowanie tego znacznika nie uzupełnia wszystkich wymaganych danych jednostki.
Podmiot2/GV — w FA(3) informuje, że faktura dotyczy członka grupy VAT. Przy odpowiedzi „tak” potrzebne są również dane członka w Podmiot3, z właściwym identyfikatorem i rolą członek GV–odbiorca. Nabywcą w Podmiot2 jest grupa VAT.
Podmiot2/GLN — przekazuje numer GLN nabywcy lub odbiorcy zapisany w kartotece kontrahenta. Można użyć pola GLN. To identyfikator lokalizacji, który nie zastępuje NIP.
Podmiot2/NrID — przekazuje inny identyfikator podatkowy nabywcy niż polski NIP i NrVatUE. Przypisz kolumnę tekstową i stosuj ją tylko przy właściwym sposobie identyfikacji kontrahenta. Nie wpisuj tu ponownie NIP zamiast jego standardowego pola.
DodatkowyOpis/UwagiKontrahenta — wybiera dane dodatkowe z kartoteki kontrahenta, które mają być przekazywane z fakturą, np. standardowe Uwagi. Tak konfiguruje się przesyłanie uwag klienta; jest ono odrębne od mapowania uwag dokumentu i uwag jego pozycji.
Podmiot3/IDWew — przekazuje identyfikator wewnętrzny dodatkowego podmiotu używany w KSeF, jeżeli został zapisany dla kontrahenta. Może być potrzebny np. przy jednostkach organizacyjnych. Nie jest to dowolny numer porządkowy kartoteki LoMag; użyj identyfikatora właściwego dla KSeF.
NrEORI — przekazuje numer EORI kontrahenta. Wybierz kolumnę tekstową przechowującą cały identyfikator, wraz z literami i ewentualnymi zerami na początku.

Tabela Towar — dane pobierane z kartoteki towarowej

Nazwa — pozwala wysyłać nazwę zapisaną w innej kolumnie towaru, np. nazwę handlową używaną na e-fakturach. Przy braku przypisania używana jest standardowa nazwa towaru. Nie zmienia to nazwy zapisanej w samej kartotece.
GTU — wybierz kolumnę towaru zawierającą właściwy kod grupy towarowej. Jeśli towar nie ma takiego oznaczenia, nie wpisuj kodu zastępczego. Przekazywanie GTU na fakturze KSeF i obowiązki ewidencji JPK_VAT to odrębne kwestie.
P_12_Zal_15 — przypisz kolumnę TAK/NIE wskazującą towar lub usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Oznaczenie dotyczy pozycji towarowej. Nie uruchamia samo z siebie MPP na całej fakturze — P_18A konfiguruje się osobno.
GTIN — wybierz źródło identyfikatora GTIN, np. pole Kod kreskowy, jeśli rzeczywiście przechowuje taki identyfikator. Nie każdy wewnętrzny kod kreskowy firmy jest GTIN. Zachowaj pełny zapis, również zera na początku.
Indeks — przypisz kod lub indeks towaru używany w obrocie z klientem. Może pochodzić z osobnej kolumny tekstowej albo z pola Kod kreskowy, jeśli tego wymaga sposób identyfikacji w firmie. Wybierz źródło jawnie; nie zakładaj, że brak mapowania zawsze oznacza wysłanie kodu kreskowego.
PKWiU — przekazuje symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług z odpowiedniej kolumny tekstowej towaru. Uzupełniaj, gdy klasyfikacja jest właściwa i potrzebna na dokumencie.
CN — przekazuje kod Nomenklatury Scalonej. Kolumna powinna zachować cały kod w jego właściwej postaci; nie należy zastępować nim PKWiU.
PKOB — przekazuje symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych. Stosuj przy właściwych pozycjach, z osobnej kolumny tekstowej.

Tabela Adres dostawy

WysylkaDo/GLN — wybierz kolumnę z numerem GLN konkretnego adresu dostawy. Jest to inne źródło niż GLN nabywcy w Podmiot2/GLN. Ma znaczenie, gdy klient posiada wiele punktów dostawy z różnymi identyfikatorami.

Tabela Magazyn

StopkaFaktury — określa źródło tekstu stopki. Wybór <Tak> pobiera stopkę z uwag firmy, <brak> wyłącza jej przekazywanie, a wybór odpowiedniej kolumny magazynu pozwala stosować tekst zależny od magazynu. W ten sposób można przekazywać różne informacje dla różnych oddziałów.

Przykład: kolumna dedykowana MPP i pole P_18A

Załóżmy, że tylko część faktur firmy powinna zawierać oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności. Zamiast stałego <Tak> użyj kolumny dedykowanej na fakturze. Dzięki temu każda faktura może mieć własną wartość MPP.

Krok 1. Utwórz kolumnę na fakturach — otwórz Program › Ustawienia › Kolumny dedykowane. W polu Tabela z kolumnami dedykowanymi wybierz Faktury, naciśnij Dodaj, wpisz nazwę MPP i wybierz typ Wartość TAK/NIE. Zapisz kolumnę. Jeżeli istnieje już poprawna kolumna MPP, wykorzystaj ją zamiast tworzyć kolejną.

Krok 2. Przypisz kolumnę w mapowaniu — przejdź do e-Faktury › KSeF › Ustawienia mapowania. W wierszu P_18A wybierz MPP w kolumnie Wartość lub pole w LoMag. Tabela źródłowa dla tego pola to Faktura. Zatwierdź mapowanie.

Krok 3. Uzupełnij MPP na dokumencie — na fakturze wymagającej tego oznaczenia ustaw MPP na TAK, a na pozostałych na NIE. Przykładowo faktura sprzedaży dla podatnika na 20 000 zł brutto, obejmująca towar z załącznika nr 15, wymaga oznaczenia MPP. Przy kwocie 10 000 zł samo wystąpienie takiego towaru nie spełnia warunku kwotowego obowiązkowego MPP.
Krok 4. Oddziel oznaczenie towaru — jeżeli chcesz przekazywać informację o załączniku nr 15, utwórz osobną kolumnę TAK/NIE w tabeli Towary, np. Załącznik 15, i przypisz ją do P_12_Zal_15. Uzupełnij ją w kartotekach właściwych towarów. Ta kolumna opisuje towar, a MPP na fakturze opisuje dokument.
Krok 5. Sprawdź wynik przed wysłaniem — wygeneruj XML faktury ustrukturyzowanej i sprawdź P_18A: odpowiedź TAK jest reprezentowana w FA(3) przez wartość 1, a NIE przez 2. W środowisku testowym lub demonstracyjnym sprawdź oba warianty faktury. Wybranie kolumny MPP nie wylicza automatycznie obowiązku na podstawie progu kwotowego i kartoteki towaru — w tym przykładzie wartość uzupełnia użytkownik.

W ten sam sposób można połączyć inne kolumny z mapowaniem: FP typu TAK/NIE na fakturze z polem FP; Nr zamówienia klienta typu Tekst na fakturze z WarunkiTransakcji/NrZamowienia; Data zamówienia typu Data z WarunkiTransakcji/DataZamowienia; GTU w kartotece towaru z polem GTU. Każda kolumna musi znajdować się w tabeli wskazanej dla danego pola. Nie przypisuj tej samej kolumny do niezależnych procedur tylko dlatego, że jest widoczna na liście.

Odbieranie i wysyłanie faktur z KSeF po zakończeniu konfiguracji

Poprawne skonfigurowanie obsługi KSeF w LoMag objawia się dodatkowym paskiem stanu KSeF na dole okna głównego aplikacji (wyświetlanie powiadomień) oraz dodatkowymi przyciskami KSeF w kartotece Faktur (faktury sprzedaży, zakupu, korygujące i zaliczkowe) jak zaznaczono poniżej:

Na liście faktur dostępne jest menu KSeF, które zawiera operacje związane z komunikacją z systemem KSeF:

Wyślij do KSeF — wysyła zaznaczone faktury. Sprawdź datę i dane dokumentów przed zatwierdzeniem operacji.
Sprawdź status — aktualizuje wynik przetwarzania, także po ponownym uruchomieniu programu. „Przetwarzanie” nie oznacza jeszcze przyjęcia faktury.
Pobierz UPO — zapisuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla przyjętej faktury.
Eksport do XML — tworzy fakturę ustrukturyzowaną do kontroli danych i mapowania. Sam eksport nie rejestruje faktury w KSeF.

Odbieranie faktur z systemu KSeF

LoMag umożliwia pobieranie faktur wystawionych dla Twojej firmy przez inne podmioty. Obsługa odbywa się z poziomu panelu powiadomień KSeF.

Jeżeli w ustawieniach KSeF włączono automatyczne sprawdzanie, LoMag cyklicznie sprawdza nowe dokumenty zgodnie z ustawionym interwałem, np. co 60 minut. Informacje o odbiorze, niewysłanych fakturach i ostatnim sprawdzeniu są dostępne w dolnym pasku programu:

Opcje w dolnym panelu odbierania faktur

Sprawdź czy są nowe faktury – ręczne sprawdzenie KSeF.
Pobierz fakturę … – pobranie wskazanej faktury do LoMag.
Pobierz wszystkie – pobranie wszystkich dostępnych faktur.
Usuń wszystkie powiadomienia – czyszczenie listy powiadomień.

Pobrane faktury zostają zapisane w magazynie wskazanym w ustawieniach albo wybranym podczas zapisu. Przypisanie towarów do kartoteki odbywa się według opisanych wcześniej opcji dopasowania. Usunięcie powiadomienia nie usuwa faktury z KSeF.

Wysyłanie faktur, statusy i potwierdzenie odbioru

Wysyłanie faktur do KSeF, podobnie jak wszystkie inne operacje REST API, wykonywane są asynchronicznie. Program nie blokuje się podczas ich wykonywania i aby uniknąć próby wielokrotnej wysyłki, po naciśnięciu „Wyślij do KSeF”, przycisk wysyłania się wyszarza, aż do prawidłowego zakończenia operacji.

Po naciśnięciu „Wyślij” i zamknięciu potwierdzającego komunikatu, nastąpi próba wysłania wszystkich zaznaczonych faktur do KSeF. O postępie wysyłki informuje pasek stanu na dole okna, a po wysłaniu pojawia się odpowiedni raport:

Po przekazaniu faktury do KSeF jej status zmienia się na przetwarzanie…, a dokument zostaje zablokowany do edycji. Po stronie KSeF rozpoczyna się weryfikacja. LoMag sprawdza wynik w tle; czas oczekiwania zależy od działania KSeF. Samo rozpoczęcie wysyłki lub status przetwarzania nie oznacza jeszcze, że faktura została przyjęta.

Gdy KSeF potwierdzi przyjęcie albo odrzucenie, program wyświetli stosowne powiadomienie w dolnej części okna:

Po przyjęciu faktura otrzymuje status zarejestrowano oraz numer w polu Nr KSeF faktury i pozostaje zablokowana do edycji. Gdy faktura zostanie odrzucona, program zapisuje opis błędu KSeF. Można wtedy poprawić odrzucony dokument i ponowić wysyłkę. Przyjętej faktury nie zmienia się ponowną wysyłką — właściwą drogą jest faktura korygująca.

Informacja o wysłaniu i statusie KSeF jest widoczna także w oknie dokumentu:

Ręczne sprawdzenie statusu po zakończeniu pracy lub zmianie użytkownika

Odpytywanie w tle opisane powyżej dotyczy sesji, w której rozpoczęto wysyłkę. Jeżeli zamkniesz program przed zakończeniem przetwarzania, po ponownym uruchomieniu zaznacz odpowiednie faktury i wybierz KSeF › Sprawdź status. Tę samą operację może wykonać inny uprawniony użytkownik LoMag:

Po ręcznym sprawdzeniu statusu pojawi się raport pokazujący, które faktury zostały zaakceptowane lub odrzucone, albo komunikat o braku zmian w KSeF.

UPO, eksport XML i dodatkowe pola w kartotece

Dla przyjętej faktury wybierz KSeF › Pobierz UPO, aby pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Numer nadany przez KSeF jest odrębny od własnego numeru faktury w LoMag.

W celach weryfikacyjnych wybierz Eksport do XML (faktura ustrukturyzowana). Program zapisze XML w formacie wysyłanym do KSeF, co pozwoli sprawdzić mapowanie i dane przed wysyłką. Jeżeli włączono kontrolę zgodności ze schematem, program zgłosi błędy struktury. Sam eksport do XML nie wysyła faktury do KSeF.

W kartotece faktur są dostępne również dodatkowe pola związane z KSeF:

Listę wysłanych do KSeF faktur można też podejrzeć na stronie aplikacji KSeF w zakładce "Lista faktur":

Informacje techniczne i dokumentacja KSeF

KSeF 2.0 to aktualna wersja systemu Ministerstwa Finansów. FA(3) oznacza wzór elektronicznej faktury zapisanej jako XML, według którego program przekazuje dane do KSeF. Użytkownik wystawia dokument w LoMag w zwykły sposób — przygotowaniem struktury XML zajmuje się program. FA(3) jest stosowana produkcyjnie od 1 lutego 2026 r.; zastąpiła wcześniejszą strukturę FA(2).

Do produkcyjnego KSeF loguje się firma lub osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia. Samo zainstalowanie LoMag albo utworzenie dostępu testowego nie nadaje uprawnień produkcyjnych. Jeżeli firma nie ma jeszcze dostępu, należy go uzyskać zgodnie z zasadami MF; w niektórych przypadkach konieczne jest ZAW-FA. Token wymaga bezpiecznego przechowywania, ponieważ umożliwia wykonywanie czynności w nadanym zakresie.

Testowanie integracji nie wyłącza sprawdzania struktury dokumentów. Opisane ustawienia i mapowanie dotyczą bieżącego sposobu pracy LoMag z KSeF. Aktualne zasady, terminy oraz dokumentację struktur można sprawdzić poniżej:

Struktura FA(3) — Broszura MF dotycząca struktury logicznej FA(3).
Środowiska integracji — Oficjalna dokumentacja API KSeF — środowiska.
Dostęp i uprawnienia — Portal KSeF Ministerstwa Finansów.
Podstawy prawne i terminy — Aktualne zasady obowiązku korzystania z KSeF.