Uzytkownicy i uprawnienia - instrukcja obsługi

W pierwszej kolumnie widzimy informacje o nazwach produktu; w celu importowania nazwy produktów (kolumny pierwszej) z rozwijanej listy wybieramy odpowiednie pole, czyli "Nazwa" (patrz poniżej).

W kolumnie drugiej widzimy kod kreskowy produktu; podobnie jak powyżej, w celu importowania kodu, wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie pole, czyli "Kod kreskowy".

W ten sam sposób postępujemy z każdą kolumną, którą chcemy zaimportować do bazy oprogramowania.

• Kolumny określone polem "Nie importuj" nie zostaną zaimportowane do oprogramowania magazynowego LoMag.

Oprogramowanie LoMag umożliwia nam zakładanie indywidualnych kont dla każdego pracownika oraz zdefiniowanie dla niego odpowiednich uprawień. System logowań użytkowników do oprogramowania jest zalecany, jeżeli z jednego stanowiska korzysta kilka osób, np. administrator, magazynier(-rzy), księgowy, itp. Dzięki funkcji ról w programie LoMag możemy szybko określić oraz nadać odpowiednie prawa dostępu, jakie powinny posiadać dane grupy użytkowników.

W oprogramowaniu LoMag istnieją możliwości ograniczenia uprawnień:

Po wybraniu odpowiednich przez nas kolumn w celu importu danych, klikamy przycisk .

• Dostęp tylko do wybranych magazynów
• Dostęp do części funkcjonalności (np. użytkownik nie ma możliwości oglądania raportów)

O pomyślnym zakończeniu importowania danych do programu poinformuje nas okno informacyjne (patrz powyżej).

• Dostęp tylko do wybranych operacji (np. użytkownik może dodawać dokumenty, ale nie może ich edytować lub zmieniać)

1. Administrator oraz moduł logowania.

• Aby proces importowania danych zakończył się pomyślnie wymagane są 3 następujące pola (kolumny): Nazwa towaru, kod kreskowy oraz jednostka (miara) produktu. W przypadku braku jednego z tych elementów (kolumn), proces importu nie zostanie wykonany.

Czy proces został na pewno pomyślnie wykonany (czy produkty z pliku Excel zostały dodane lub zaktualizowane), możemy sprawdzić w module kartoteki towarów - sprawdzając listę towarów.

6. Wyszukiwanie towarów w magazynie

6.1 Uruchomienie okna wyszukiwania.

Oprogramowanie magazynowe LoMag uruchamia się domyślnie w trybie administracyjnym bez logowania (nie wymaga podania przy starcie loginu i hasła). Administrator to użytkownik, który ma pełne prawa dostępu do wszystkich narzędzi programu. Warto zabezpieczyć konto administratora loginem i hasłem, poprzez które zostanie zablokowany dostęp do oprogramowania oraz danych magazynowych osobom nieupoważnionym.

Zabezpieczanie konta administratora

Okno jest domyślnie uruchomione przy stracie (otwieraniu) pracy jednego z magazynów.

Moduł można również otworzyć na trzy inne sposoby. Aby uruchomić okno sposobem pierwszym, z górnego menu programu należy wybrać .

Aby zabezpieczyć konto administratora należy nadać dla niego odpowiedni login i hasło. Aby to wykonać, musimy przejść do górnego menu . Zostanie uruchomiony interfejs modułu , w którym znajdziemy tylko jednego użytkownika ("Administrator").

Drugim sposobem na uruchomienie jest kliknięcie w ikonę znajdującą się na pasku narzędziowym.

Aby uruchomić sposobem trzecim, używamy klawisz skrótu "Ctrl+F".

W celu zdefiniowania dla konta loginu i hasła, z listy użytkowników zaznaczamy pozycję administratora, a następnie klikamy w , który znajduje się na pasku narzędziowym interfejsu .

W oknie znajduje się pole narzędzi wyszukiwań (), menu narzędziowe przeznaczone do zarządzania towarami () oraz lista towarów magazynowych ().

6.2 Wyszukiwanie.

Aby rozpocząć wyszukiwanie w magazynie:

• Musimy posiadać przynajmniej jeden towar w kartotece towarów (w bazie oprogramowania).

Po wykonaniu powyższych czynności zostanie uruchomione okno . Kierujemy się do części , w której podajemy login w polu , np. "admin" oraz dwukrotnie podajemy hasło dla naszego konta (, ). Aby zapisać zmiany i zamknąć okno używamy klawisza .

Jeżeli posiadamy przynajmniej jeden towar w pamięci programu LoMag, to możemy wyświetlić pełną listę towarów w oknie w tym celu używamy klawisza .

• Zaleca się zapisanie danych do konta administratora. W przypadku zgubienia danych do logowań, jedynym wyjściem, by odzyskać dostęp do programu, jest wysłanie bazy programu LoMag do producenta.

Tym sposobem wyświetliliśmy pełną listę towarów zdefiniowanych w kartotece towarów oprogramowania LoMag.

Od teraz nasze podstawowe konto administratora jest zabezpieczone loginem i hasłem. Warto wylogować się z oprogramowania i zalogować ponownie.

Logowanie

Wyszukiwanie towarów w magazynie można rozpocząć od podstawowych informacji, jak wyszukiwanie towarów po nazwie produktu, używając pola zaznaczonego poniżej na rzucie ekranowym.

Przed chwilą nadaliśmy dane do logowania dla naszego konta administratora. Aby sprawdzić system logowania musimy najpierw wylogować się z oprogramowania; by tego dokonać musimy z menu wybrać następnie

Do wyszukiwanej nazwy towaru możemy dodatkowo podać numer kodu kreskowego produktu, jego stan lub grupę. Możemy również tych danych szukać osobno.

Zanim zostaniemy wylogowani ukaże się komunikat z informacją o zamknięciu wszystkich okien oprogramowania.

Dla przykładu wyszukamy jeden z produktów, np. Tuńczyk, którego dodaliśmy w niniejszej instrukcji. Zatem w polu wpiszmy pierwszą literę naszego towaru, czyli literę "T" i zobaczmy efekty.

Jeżeli jesteśmy pewni, że wszystkie okna operacji (np. dokumentów) zostały przez nas zamknięte i możemy pozwolić aplikacji na automatyczne zamknięcie pozostałych okien, to klikamy . Następnie zostanie wyświetlony interfejs logowania.

W oknie podajmy login oraz hasło dla naszego konta administratora. Po wprowadzeniu poprawnych danych zostaniemy zalogowani do oprogramowania.

Jak widzimy na powyższym rzucie ekranowym, zostały wyświetlone wszystkie produkty, które zawierają w nazwie literę "t". W naszym przypadku posiadamy tylko dwa takie towary, jednak przy większych ilościach, np. 500 - należy zmienić sposób wyszukiwania. W tym celu wprowadźmy informację dotyczącą, np. grupy towarów, czyli w dla naszego przykładu interesuje nas grupa "Ryby". Wybieramy ją (grupę) z pola .

2. Dodawanie nowego użytkownika.

W ten sposób wyszukaliśmy nasze produkty; mogliśmy oczywiście w polu wpisać po prostu całą nazwę produktu, np. "Tuńczyk" i również zostałby on wyświetlony - chcieliśmy jednak pokazać podstawowy przykład mechanizmu wyszukiwania.

Jeżeli ze stanowiska, na którym jest zainstalowane oprogramowanie LoMag, korzysta kilka osób i chcemy zabezpieczyć dostęp do programu magazynowego, wystarczy dodać nowego użytkownika i nadać dla niego odpowiednie prawa dostępu.

Aby uruchomić moduł utworzenia nowego użytkownika z górnego menu należy wybrać . Po czym zostanie wyświetlone okno .

Jeżeli chcemy wyszukać towar po stanie produktu, używamy w tym celu pola , ustawiając znak równania oraz wielkość (ilość) stanu magazynowego. Na przykład chcemy wyświetlić produkty, których stan magazynowy jest większy od zera. W tym celu przechodzimy do pola wyszukiwań po stanie, określamy znak równania, czyli ">" oraz wartość liczbową stanu, czyli "0".

Po ustawieniu zostaną wyświetlone produkty ze stanem większym od zera.

W oknie dialogowym znajduje się kilka pól potrzebnych do utworzenia nowego użytkownika. Pola te służą do wprowadzenia informacji dotyczących preferencji użytkownika - nazwa, login, wersja językowa programu, hasło oraz rola użytkownika (np. nadania mu wszystkich praw (Administrator) lub tylko ich część).

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone produkty ze wszystkich magazynów, jakie posiadamy w programie LoMag.

Zaznaczając opcje oraz zostaną wyświetlone produkty z minimalnym lub (oraz) maksymalnym stanem magazynowym.

Utwórzmy zatem nowego użytkownika, który nie będzie pełnił roli administratora, ale będzie posiadał tylko część jego praw. Korzystając z pól oraz nadamy nazwę użytkownikowi oraz nazwę potrzebną dla niego przy logowaniu, czyli loginu. Na przykład może to być nazwisko oraz stanowisko pracownika, dla którego tworzymy dane konto, np. "ExampleStoreman".

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie towary fizyczne - produkty, które nie zostały oznaczone jako usługi w module .

• Nazwa oraz login użytkownika nie muszą być identyczne, jak najbardziej mogą się od siebie różnić - nazwą użytkownika może być, np. rzeczywiste imię i nazwisko pracownika, dla którego tworzymy konto.

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie usługi (np. transport). Towary, które zostały oznaczone jako w module .

• Zwróćmy uwagę na formę loginu jaki utowrzylśmy, (np. wielkość liter, znaki specjalne). W takiej samej formie przyszły użytkownik będzie musiał wprowadzać login przy logowaniu.

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie produkty, które zostały zarchiwizowane. Towary, które zostały oznaczone jako w module .

Zaznaczając opcję zostaną wyświetlone tylko i wyłącznie towary składające się z kilku części (podproduktów). Towary, które zostały oznaczone jako w module .

Następnie wybierzemy rolę dla naszego użytkownika - w tym celu korzystamy z pola . Jak już wspomnieliśmy wyżej będzie to użytkownik z ograniczonymi prawami w użytkowaniu oprogramowania, zatem nie będzie on Administratorem; rozwińmy listę pola , aby sprawdzić dostępne role do wyboru.

Zaznaczając wszystkie opcje , , , zostaną wyświetlone wszystkie produkty, usługi oraz towary archiwalne.

Poza administratorem znajdziemy również w programie domyślną rolę "Warehouseman" - wybierzmy ją zatem dla naszego przykładowego użytkownika.

Wszystkie opcje wyszukiwań możemy ze sobą dowolnie łączyć, co znacznie usprawni naszą pracę z towarami.

6.3 Pasek narzędziowy, konfiguracja oraz filtrowanie danych.

• W oprogramowaniu LoMag istnieje możliwość tworzenia własnych ról, np. rolę dla zastępcy głównego magazyniera i nadania dla niego odpowiednich praw dostępu. Jak dodać nowe, indywidualne role użytkowników, przedstawimy poniżej w niniejszej instrukcji.

Podobnie jak w oknie tak w module posiadamy pasek narzędziowy, funkcję filtrowania danych oraz możliwość konfiguracji okna.

Dodatkowo możemy określić w polu wersję językową programu LoMag, preferowaną przez użytkownika.

Pasek narzędziowy wyszukiwanie w magazynie jest bardzo podobny do tego już opisanego (tutaj) w module Jednakże moduł posiada jeden element, którego nie znajdziemy w pasku narzędziowym okna .

Pod koniec nadajemy hasło użytkownikowi, wykorzystując w tym celu pola  oraz . Aby zapisać użytkownika do oprogramowania klikamy klawisz .

• Hasła w obydwu polach muszą być identyczne, w innym przypadku konto nie zostanie utworzone oraz zostanie wyświetlony komunikat błędu.

Mianowicie narzędzia do szybkiej zmiany dotyczącej narzutu danego towaru lub danej grupy towarów. W celu zmiany domyślnego narzutu pojedynczego produktu lub wielu produktów używamy narzędzia .

Dla sprawdzenia działania narzędzia , zaznaczmy dowolny jeden przykładowy produkt z listy towarów w module , następnie klikamy .



Zostało uruchomione okno modułu , w którym znajdziemy trzy rodzaje możliwości zmiany narzutu.

Tym oto sposobem utworzyliśmy nowego użytkownika; przejdźmy do modułu zarządzania rolami i ustawmy dla naszego użytkownika odpowiednie prawa dostępu.

3. Zarządzanie rolami

W pierwszej części() interfejsu znajdziemy możliwość zwiększenia lub zmniejszenia narzutu o określony przez nas procent. Dla przykładu zwiększmy narzut o 20%. W tym celu w polu wprowadźmy "20", a następnie użyjmy klawisza .

Idea ról jest taka, że raz określona rola może być wykorzystywana dla wielu pracowników, np. z programu LoMag może korzystać wielu magazynierów, kilku księgowych i Administrator. Tylko jeden raz definiujemy uprawnienia magazyniera, a potem przypisujemy rolę magazynier do wielu użytkowników.

Po zatwierdzeniu przyciskiem narzut danego towaru zostanie zmieniony (zwróć uwagę na kolumny "Cena sprzedaży" oraz "Domyślny narzut" powyżej i poniżej).

Aby uruchomić moduł do zarządzania rolami (prawami) wybieramy z górnego menu pozycję . Zostanie uruchomione okno .

Jak widzimy na powyższych rzutach ekranowych "Cena sprzedaży" oraz "Domyślny narzut" zmieniły swą wartość poprzez zwiększenie narzutu o 20%.

Uruchommy ponownie narzędzie i zmienimy narzut o zadaną wartość. W tym celu musimy przejść do drugiej części modułu (). Dla przykładu podajmy w polu wartość "1", czyli chcemy zwiększyć domyślną wartość narzutu o jeden.

Jak widzimy na powyższych rzutach ekranowych "Domyślny narzut" zmienił swą wartość zwiększając się o jeden.

• W przypadku, gdy dana rola została już przypisana do jednego z użytkowników, nie istnieje możliwość usunięcia jej z bazy danych oprogramowania LoMag.

Ostatnia część interfejsu okna , czyli pole , pozwala na określenie konkretnej liczbowej wielkości narzutu.

W oknie znajdziemy drzewo wszystkich funkcji oprogramowania, każdą funkcję za pomocą (krzyżyka) możemy rozwinąć na pod-funkcje, a także niektóre pod-funkcje możemy jeszcze głębiej rozwinąć.

Ustawiać narzuty możemy również dla wielu towarów naraz - w tym celu musimy zaznaczyć kilka produktów naraz za pomocą przycisku "Ctrl" i lewego przycisku myszy. Po czym klikamy w i nadajemy dowolną zmianę narzutu.

Dla roli administratora nie możemy zarządzać prawami. Administrator ma pełne prawa do wszystkich funkcji. Przejdźmy zatem do roli magazyniera i sprawdźmy, czym różni się pole .

Podobnie jak okno tak samo możemy dowolnie skonfigurować okno dialogowe modułu Na przykład możemy zarządzać wyświetlaniem dowolnych kolumn, zmieniać nazwę kolumn, etc. W przypadku potrzeby zarządzania kolumnami używamy opcji , którą znajdziemy w dolnej części interfejsu okna .

Jak widzimy dla roli "Magazynier" istnieje możliwość ustawienia uprawnień dla wszystkich funkcji. Pole , które znajduje się przy danej funkcji, oznacza że dla wybranej roli (czyli "Magazynier") użytkownicy mają pełny dostęp do danej funkcji, czy też pod-funkcji. Pole oznacza, że użytkownicy z rolą magazyniera nie posiadają praw dla tej funkcji.

Utwórzmy nową rolę, dla której nadamy odpowiednie prawa. Np. dla zastępcy głównego magazyniera - w tym celu klikamy , następnie zostanie dodana nowa rola do listy (patrz poniżej).

Używając przycisku , zostanie uruchomiony interfejs . W pierwszej części interfejsu znajdziemy pola z kolumnami ukrytymi () oraz wyświetlanymi (). Druga część okna umożliwia nam zmianę nazwy kolumny () oraz dostosowanie liczby miejsc po przecinku () i szerokość danej kolumny. Ustawienia wyświetlania kolumn zostały już szczegółowo opisane przy omawianiu modułu w niniejszej instrukcji.

Przejdźmy teraz do pola i wprowadźmy nazwę dla nowej roli, dla przykładu możemy ją nazwać "Zastępca Magazyniera". Następnie przejdźmy do pola i ustawmy prawa dla użytkowania poszczególnych funkcji programu.

Domyślnie, przy utworzeniu nowej roli, program nadał prawa dla wszystkich funkcji. Za pomocą możemy rozwinąć funkcje o dodatkowe opcje oraz za pomocą , możemy odznaczyć i zaznaczyć funkcje, do których ma prawo dana rola.

Obok wymienionego wyżej przycisku do zarządzania kolumnami (), znajdziemy również możliwość stronicowania listy towarów. Funkcja automatycznego stronicowania jest włączona domyślnie; jeżeli chcemy, aby moduł wyszukiwanie w magazynie wyświetlał nam wszystkie produkty na jednej rozwijanej liście, używamy funkcji - (funkcja stronicowania zostanie wyłączona). W celu włączenia ponownie stronicowania używamy klawisza . Używając stronicowania w celu przejścia na pierwszą, poprzednią, następną oraz ostatnią stronę, używamy kolejno klawiszy . Strony tworzone są automatycznie do ilości towarów oraz wielkości okna .

Dla przykładu wyłączmy naszej roli prawa do usuwania kontrahentów, w tym celu przejdźmy do uprawnienia i odznaczmy pole - w taki sposób pozbawiliśmy naszej roli prawa do usuwania kontrahentów. W identyczny sposób działamy z pozostałymi uprawnieniami, które chcemy wyłączyć danej roli.

Po ustawieniu wszystkich praw akceptujemy nasze zmiany klawiszem , a następnie zamykamy okno modułu .

Klawisze służące do przechodzenia do kolejnych stron () w pewnych sytuacjach mogą być nieaktywne, np. klawisze do strony pierwszej i poprzedniej są nieaktywne w przypadku, gdy znajdujemy się na stronie nr 1 lub wszystkie klawisze są zablokowane, ponieważ nasze produkty zostały wyświetlone tylko na jednej stronie. Przycisk służy do zarządzania filtrami, które działają w identyczny sposób jak we wcześniej poznanym module , opisanym w niniejszej instrukcji.

7. Historia towarów

Moduł dotyczący historii towarów, czyli historii ruchów magazynowych dla danych produktów, można uruchomić z kilku miejsc programu magazynowego. Jednym z podstawowych miejsce na uruchomienie historii produktów jest wybranie z górnego menu lub użycie klawisza skrótu "Ctrl+H".

Należy podkreślić, że tworzenie kont i nadanie im odpowiednich uprawnień jest bardzo ważne. Zwykły użytkownik oprogramowania magazynowego, taki jak np. magazynier, nie powinien posiadać praw do usuwania informacji na temat dokumentów, kontrahentów, magazynów, itp. Usunięcie danych przez pracowników firmy jest procesem nieodwracalnym. Usunięte dane mogą być odzyskane tylko na podstawie wcześniej wykonanej kopii zapasowej bazy danych (cała zawartość magazynu zostanie cofnięta do momentu wykonania kopii). Warto zatem odpowiednie skonfigurować konta swoim pracownikom oraz tworzyć regularnie kopie bazy danych.

Przykład zastosowania ograniczeń użytkownika

Po czym zostanie uruchomione okno modułu .

W przypadku ustawienia ograniczeń dotyczących danych funkcjonalności dla danego użytkownika, jego interfejs oprogramowania LoMag dla tych danych również jest ograniczony.

Ponadto moduł historii przepływu towaru można uruchomić z rożnych miejsc oprogramowania, np. z poznanych już wcześniej modułów , czy .

Istnieje również możliwość uruchomienia modułu przy dokumentach magazynowych, np. przyjęcia magazynowego ().

Dla przykładu zablokowaliśmy naszemu użytkownikowi możliwość usuwania dokumentów PZ. Widzimy różnicę pomiędzy interfejsem pomiędzy administratorem (patrz: EKRAN #1) a rolą użytkownika (patrz: EKRAN #2), dla której możliwość usunięcia () dokumentu została zablokowana.

Po uruchomieniu okna , w celu sprawdzenia historii ruchu danego towaru, w pierwszej kolejności wybieramy w polu interesujący nas towar.

4. Lista użytkowników

Następnie po wybraniu danego towaru, zostanie wyświetlona lista ruchu magazynowego dla tego towaru, czyli nic innego jak historia dokumentów magazynowych dla wybranego produktu.

Aby przejść do modułu , w którym istnieje możliwośc dodawania i edytowania użytkowników oraz skorzystania z kilku innych narzędzi, wybieramy z górnego menu .

Zostały wyświetlone wszystkie dokumenty dotyczące ruchu wybranego towaru, a wraz z nimi numer oraz rodzaj dokumentu, ilość (np. wydanego towaru), stan magazynowy, data oraz godzina transakcji oraz uwagi.

W oknie znajdziemy możliwość dodania (), edytowania () oraz usuwania () użytkownika. Istnieje również możliwość wydruku () i eksportowania () listy użytkowników.

Jeżeli chcemy przejść do edycji danego dokumentu, zaznaczamy go lewym przyciskiem myszy, następnie klikamy , po czym zostanie uruchomione okno edycji dokumentu danego towaru.

Podobnie, jak w module , czy module , możemy dowolnie skonfigurować kilka parametrów dotyczących układu tabeli ruchu magazynowego. W tym celu używamy wcześniej poznanego narzędzia .

Z dodawaniem nowego użytkownika zapoznaliśmy się już przed chwilą (). Nadszedł czas do zapoznania się z jego edycją. W celu edycji użytkownika w pierwszej kolejności wybieramy z listy danego użytkownika, którego chcemy edytować, a następnie klikamy . Dla przykładu wybierzmy dodanego przez nas przed chwilą użytkownika i użyjmy klawisza .

8. Pozostałe narzędzia dla towarów.

Zostało wyświetlone okno , które jest bardzo podobne do modułu .Możemy zmienić nazwę użytkownika, przyznaną mu rolę oraz uprawnienia do poszczególnych magazynów. Istnieje również możliwość wyłączenia użytkownika oraz zmiany jego loginu oraz hasła.

W oprogramowaniu magazynowym LoMag znajdziemy kilka dodatkowych modułów, które po części są również używane w modułach do zarządzania towarami oraz w module . Takie narzędzia jak , , obsługa numerów seryjnych – zostały opisane tutaj.

W celu uniemożliwienia użytkownikowi dalszych prac na koncie oraz zablokowania kolejnych logowań do oprogramowania, odznaczamy pole - od tej pory konto użytkownika jest wyłączone.

W celu zmiany nazwy loginu czy nadania nowego hasła, zaznaczamy opcję , po której zostaną odblokowane potrzebne pola do zmiany danych użytkownika.

Jak widzimy od teraz kolumna na temat kontrahenta jest i będzie wyświetlana w . Dodatkowo w narzędziu możemy zmienić nazwę kolumn (), dostosować oraz ustawić . W każdym momencie możemy również wrócić do domyślnych ustawień - w tym celu korzystamy z przycisku , który znajduje się w dolnej części interfejsu okna.

W celu zapisania przeprowadzonych modyfikacji klikamy .

Aktywni użytkownicy.

W możemy dodatkowo wydrukować oraz eksportować (do pliku Excel) historię ruchu magazynowego dla danego towaru, używając do tego celu przycisków oraz .

Z funkcji dotyczących logowań pozostał nam jeszcze jeden moduł , który informuje nas o aktualnie podłączonych do programu użytkownikach. Aby uruchomić moduł z głównego menu oprogramowania wybieramy , następnie z rozwiniętej listy wybieramy . Zostanie uruchomione okno modułu .

Interfejs okna wyświetla wszystkich aktualnie podłączonych użytkowników do programu. Jeżeli wyposażyliśmy magazyn w kilka stanowisk komplementacyjnych, na których posiadamy oprogramowanie LoMag i korzystamy z funkcji sieci, to w module zostaną wyświetleni wszyscy użytkownicy podłączeni do tej sieci.W oknie znajdziemy również możliwość wydruku() oraz eksportu do pliku () listy podłączonych w danej chwili użytkowników. Istnieje również możliwość zarządzania układem tabeli (), w której zarządzamy widocznością kolumn, nazwą oraz szerokością kolumn, itp. (patrz poniżej).