Funkcje zaawansowane w dokumentach magazynach

1. Zaawansowane funkcje dokumentów magazynowych.

Oprogramowanie LoMag poza standardowymi możliwościami dokumentów magazynowych, umożliwia również implementację takich funkcji jak:

• 1. Automatyczne ustawienie kursora w polu kod kreskowy.
• 2. Automatyczne otwarcie okna dodawania kolejnego towaru.
• 3. Ukrywanie ceny zakupów (na dokumentach WZ).
• 4. Zastosowanie rabatów (na dokumentach WZ).
• 5. Wybór rodzaju transportu.
• 6. Obsługę grup kosztów.
• 7. Obsługę opakowań.
• 8. Obsługę numerów seryjnych towarów.
• 9. Obsługę numeru serii i datę ważności .
• 10. Możliwość grupowania (sumowania) towaru.
• 11. Lokalizacje magazynowe.
• 12. Zatwierdzanie ilości towaru po odczytaniu kodu kreskowego.

W celu implementacji powyższych opcji przechodzimy do ustawień oprogramowania () do zakładki . W dolnej części okna znajdziemy listę oraz możliwość dowolnego zarządzania zaawansowanymi funkcjami dokumentów.

Aby wdrożyć na dokument magazynowy jedną z funkcji, należy zaznaczyć () pozycję danej funkcji. Poniżej scharakteryzujemy kolejno każdą funkcje.

1.1 Automatyczne ustawienie kursora w polu kod kreskowy.

Funkcja automatycznego ustawienia kursora w polu kod kreskowy na dokumencie magazynowym jest przydatna wówczas, jeżeli korzystamy z czytnika kodów kreskowych. W oknie dodawania towaru na dokument magazynowy kursor automatycznie ustawia się w polu - poprawna czynność pracy z czytnikiem w celu zeskanowania kodu kreskowego.

W celu włączenia funkcji zaznaczmy () pole , a następnie klikamy .

Sprawdźmy na dowolnym dokumencie efekt funkcji . Uruchamiamy przykładowy dokument (np. ), a następnie, w celu dodania towaru na dokument, klikamy . Zostanie uruchomione okno dodania towaru na dokument PZ; zwróćmy uwagę, gdzie zostanie ustawiony kursor przy uruchomieniu okna.

Za pomocą funkcji przystosowaliśmy stanowisko komplementacyjne do pracy z urządzeniem czytnika kodów kreskowych.

1.2 Automatyczne otwarcie okna dodawania kolejnego towaru.

Automatyczne otwarcie okna dodawania kolejnego towaru jest kolejną funkcją do szybszej i wydajniejszej pracy z oprogramowaniem LoMag i czytnikiem kodów kreskowych. Po dodaniu towaru na dokument automatycznie zostaje uruchomione kolejne okno, co pozwala użytkownikowi na szybszą pracę dodawania towarów na dokument. W celu włączenia funkcji zaznaczmy () pole , a następnie klikamy w przycisk .

1.3 Ukrywanie ceny zakupów (na dokumntach WZ).

Funkcja ukrywania ceny zakupów na dokument umożliwia ukrycie pierwotnej ceny, po której towar został zakupiony (w oknie dodawania towaru na dokument WZ). Funkcja może zostać wdrożona, jeśli na przykład na stanowisku komplementacyjnym znajduje się klient i ma bezpośredni wgląd na ekran monitora. Dzięki możliwości ukrycia ceny, klient nie dowiaduje się o pierwotnej cenie towaru.

Poniżej efekt zastosowania funkcji .

1.4 Zastosowanie rabatów (na dokumntach WZ).

Oprogramowanie LoMag umożliwia nam również przyznanie dowolnego rabatu na dany towar - w tym celu w ustawieniach oprogramowania zaznaczamy opcję . W oknie dodawania towaru na dokument znajduje się nowe pole umożliwiające przyznanie odpowiedniego rabatu.

1.5 Wybór rodzaju transportu.

Na dokumentach magazynowych w oprogramowaniu LoMag mamy możliwość także zamieszczenia informacji na temat rodzaju transportu dla danego dokumentu magazynowego (np. kurier, transport własny).

Aby dokonać wyboru transportu na dokument musimy zaznaczyć funkcję dostępną w ustawieniach oprogramowania (). Od tej pory w oknach dokumentów znajdziemy pole umożliwiające nam wybór transportu (patrz poniżej).

Ponieważ lista dostępnych środków transportu jest pusta, należy w pierwszej kolejności zdefiniować rodzaje transportu - w tym celu przechodzimy do głównego menu oprogramowania do zakładki . Zostanie uruchomione moduł .

Za pomocą klawisza formujemy rodzaje transportu, na przykład: "Kurier X", "Kurier Y", "Transport własny" - podając nazwę transportu w polu .

• Moduł "Rodzaje transportu" umożliwia nam dowolne zarządzanie istniejącymi już rodzajami transportu - możemy w pełni edytować oraz usuwać środki transportu. Istnieje również możliwość wydruku zestawienia transportu lub jego eksport do pliku Excel.

Po zdefiniowaniu przez nas środków transportu jesteśmy w stanie dodać (określić) je na dokumencie magazynowym (patrz poniżej).

Pole umożliwia wprowadzenie numeru ewidencyjnego danego transportu.

Dane na temat środka transportu używane są w celu informacyjnym. Zostaną one wyświetlona na dokumencie magazynowym. Aby jednak informacja ta była wyświetlana na dokumentach należy ją zdefiniować na dokumencie w edytorze dokumentów. Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj.

1.6 Obsługa grup kosztów.

Danymi informacyjnymi, tak jak w przypadku rodzaju transportu, są również dane na temat grupy kosztów (np. "Inwestycja", "Art. Biurowe", "Art. Higieniczne"). Funkcja staje się przydatna jeżeli prowadzimy ewidencję wewnętrznych materiałów, poprzez grupowanie towarów po kosztach.

W celu zastosowania grupy kosztów na dokumentach magazynowych zaznaczamy w ustawieniach opcję - od tego momentu w modułach wszystkich dokumentów znajdziemy pole umożliwiające nam zdefiniowanie grupy kosztów (patrz poniżej).

Ponieważ lista grup kosztów jest pusta, należy w pierwszej kolejności określić poszczególne grupy kosztów - w tym celu przechodzimy do głównego menu oprogramowania do zakładki . Zostanie uruchomione okno zarządzania grupami kosztów.

Podobnie jak w module , za pomocą przycisku definiujemy rodzaje grupy kosztów; mogą to być na przykład "Inwestycja", "Art. biurowe", "Art. higieniczne" podając ich nazwę w polu .

• Moduł "Grupy kosztów" umożliwia nam dowolne zarządzanie istniejącymi już grupami - możemy w pełni edytować oraz usuwać zestaw kosztów. Istnieje również możliwość wydruku zestawienia grupy kosztów oraz jego eksport do pliku Excel.

Po zdefiniowaniu przez nas grup kosztów, jesteśmy w stanie dodać (określić) je na dokumencie magazynowym (patrz poniżej).

Dane na temat grupy kosztów używane są w celu informacyjnym i zostaną wyświetlone na dokumencie magazynowym. Aby jednak informacja ta była wyświetlana na dokumentach należny ją zdefiniować na dokumencie w edytorze dokumentów. Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj.

1.7 Obsługa opakowań.

Oprogramowanie pozwala nam na obsługę opakowań towaru, które wraz z dodaniem towaru zostaną automatycznie dodane na dokument magazynowy. Jeżeli chcemy skorzystać z możliwości opakowań, przechodzimy do i zaznaczamy opcję .

W pierwszej kolejności należy zdefiniować nasze opakowania jako nowy towar w module - dodajemy () nowy towar, np. "Opakowanie plastikowe 10L". Generujemy dla niego kod kreskowy, a następnie określamy (nową) grupę towarów, np. "Opakowania" oraz (nową) jednostkę miary, np. "Skrzynka". Po czym klikamy przycisk .

Aby przed chwilą dodane opakowanie było automatycznie dodawane do produktów przy ewidencji magazynowej, musimy je określić przy informacjach o towarach - w tym celu edytujmy () towar, dla którego chcemy dodać opakowanie. Następnie określmy pole i zapisujemy zmiany.

Po zastosowaniu powyższych czynności, wraz z dodaniem towaru na dokument, zostanie również automatycznie dodana odpowiednia ilość opakowań (patrz poniżej).

1.8 Obsługa numerów seryjnych towarów.

Numery seryjne towarów są stosowane na różnego rodzaju urządzeniach w celu identyfikacji miejsca i czasu wyprodukowania oraz ustalenia legalności pochodzenia danego towaru. Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia swoim klientom dodawanie informacji o numerach seryjnych towarów do bazy oprogramowania. W celu włączenia funkcji numerów seryjnych towarów przechodzimy do ustawień programu LoMag i włączamy funkcję .

Numery seryjne w kartotece towarów.

Pierwszą styczność z numerami seryjnymi napotkamy podczas dodawania nowego towaru w module . Dodajmy zatem przykładowy towar, który zawiera numer seryjny, np. "Telewizor LED 42""" - jak poprawnie dodać towar do modułu dowiesz się tutaj.

Po wprowadzeniu danych towarowych do pól okna dodawania nowego towaru klikamy . Zwróćmy uwagę na określoną ilość towaru, jaka znajduje się na magazynie (), ponieważ po kliknięciu przycisku zostanie wyświetlone okno dodawania numerów seryjnych, odpowiadających liczbie stanu początkowego.

• Ilość numerów seryjnych do wprowadzenia odpowiada ilości stanu początkowego.

Następnie w oknie wprowadzamy kolejno numery seryjne dla towarów znajdujących się już na magazynie - w polu podajemy numer seryjny towaru, a następnie klikamy . W bazie oprogramowania zostanie zapisany numer seryjny odpowiadający danej, bieżącej jednostce towaru.

Po wprowadzeniu odpowiedniej ilości numerów seryjnych dla bieżącego towaru klikamy przycisk . Okna, , zostaną zamknięte.

• W przypadku dodawania nowego towaru bez numerów seryjnych, w celu pominięcia procedury, używamy przycisk "Pomiń wprowadzenie S/N".

Numery seryjne na dokumentach PZ.

Podczas przyjmowania produktów na stan magazynowy, jesteśmy zobowiązani do określenia numerów seryjnych dla danych towarów. Przykładowo przyjmujemy na magazyn dwie nowe sztuki naszego towaru ("Telewizor LED 42"""). W tym celu tworzymy dokument . Dodajemy () dwie sztuki naszego towaru, a po kliknięciu przycisku zostanie wyświetlone wcześniej poznane okno , w którym wprowadzamy numery seryjne bieżącego, przyjmowanego towaru.

• Ilość numerów seryjnych do wprowadzenia odpowiada ilości przyjmowanego towaru.
• Podczas ruchów magazynowych nie istnieje możliwość pominięcia numerów seryjnych dla towarów zdefiniowanych w kartotece towarów, jako obsługujących numery seryjne.

Numery seryjne na dokumentach WZ.

Moduł numerów seryjnych podczas wydania towaru z magazynu jest nieco inny niż przy dokumencie . Przejdźmy zatem na dokument , otwórzmy okno dodawania nowego towaru, wyszukajmy nasz produkt ("Telewizor LED 42""), określmy ilość wydania towaru (przykładowo 3 szt.) oraz wybierzmy towar z konkretnych dostaw (przykładowo 2 szt. z dokumentu BO i 1 szt. z dostawy PZ000023/13 - M1), a następnie użyjmy przycisku , po którym zostanie wyświetlone okno .

W module znajdziemy listę numerów seryjnych bieżącego, wydawanego towaru (). W celu określenia odpowiednich numerów seryjnych dla wydawanych towarów - zaznaczamy je w części okna , a następnie za pomocą klawisza przenosimy numery do części interfejsu .

Podczas wybierana numerów seryjnych zwróćmy uwagę na wybór dostaw, jakie określiliśmy w części w oknie dodawania nowego towaru na dokument.

Dla przykładu były to 2 szt. z dokumentu BO i 1 szt. z dostawy PZ000023/13 - M1 - musimy zatem wybrać odpowiednie numery seryjne, czyli 2 numery nadane na dokumencie BO i 1 numer nadany przy przyjęciu magazynowym o nr. PZ000023/13 - M1 (patrz poniżej).

Poprawność wybranych numerów seryjnych została zasygnalizowana komunikatem OK.

W przypadku błędnego określenia numerów seryjnych do wybranych dostaw, program LoMag zauważy różnicę i wyświetli komunikat błędu. Oprogramowanie uniemożliwi kontynuację pracy, do czasu określenia przez magazyniera poprawnych numerów seryjnych, przyporządkowanych odpowiednim dostawom.

• Ilość oraz rodzaj numerów seryjnych do wybrania odpowiada ilości i rodzajowi wydawanego towaru.

Istnieje również możliwość automatycznego przypisania numerów seryjnych przez oprogramowanie LoMag, używając przycisku .

• Korzystając z metody „Przypisz automatycznie” należy pamiętać o sprawdzeniu, czy przypisane numery seryjne odpowiadają numerowi na fizycznej jednostce.

Po wybraniu odpowiednich kodów seryjnych klikamy . Po czym towar zostanie dodany na dokument wraz z numerami seryjnymi.

Moduł lub , znajdziemy również na pozostałych dokumentach magazynowych (, , , , , , ).

Historia numerów seryjnych.

Moduł służy do sprawdzenia historii towaru z danym numerem seryjnym; można go uruchomić z menu głównego .

Historię numerów seryjnych można wyświetlić za pomocą pola wyszukiwań - wprowadzając cały lub częściowy numer seryjny.

Powyższy przykład wyświetla historię ruchów magazynowych dla przykładowego numeru seryjnego "NS000123456".

Istnieje również możliwość wyszukania numerów seryjnych na podstawie fragmentu tekstu, na przykład po nazwie produktu - w tym celu korzystamy z pola .

Należy podkreślić różnicę powyższych rodzajów wyszukiwań. Wyszukanie historii po numerze seryjnym wyświetliło historię dla danego wyszukiwanego numeru seryjnego, natomiast wprowadzając nazwę towaru w polu , została wyświetla historia wszystkich numerów seryjnych tego towaru.

1.9 Obsługa numeru serii i datę ważności towaru.

W przypadku, gdy na magazynach znajdują się towary, które posiadają datę ważności, (np. lekarstwa, artykuły spożywcze) możemy użyć funkcji numerów serii i datę ważności w celu oznakowania i zabezpieczenia towarów przed zbyt długoterminowym magazynowaniem, co w konsekwencji prowadzi do degradacji towaru.

Numer serii i data ważności na dokumentach PZ.

W celu włączenia obsługi numerów serii i dat ważności produktów zaznaczamy funkcję dostępną w ustawieniach oprogramowania LoMag. Następnie przechodząc na dokument dodając () nowy towar, znajdziemy nowe pola dotyczące daty ważności oraz numeru serii towaru.

Wraz z przyjmowaniem towaru na magazyn określamy jego datę ważności i numer serii.

• Numer serii jest kodem złożonym z ciągu cyfr lub/i liter, który możemy dowolnie definiować. Jest dowolną informacją, która informuje nas o danej dostawie.

Podczas przyjęcia towaru na stan magazynowy został utworzony dokument PZ wraz z informacjami o numerze serii i dacie ważności przyjętego towaru.

Numer serii i data ważności - Raport towarów.

W celu monitorowania dat ważności towarów używamy narzędzia dostępnego w części menu głównego . Znajdziemy w nim szczegółowe informacje na temat towarów w magazynie.