Obsługa faktur w programie LoMag

Program LoMag posiada 3 niezależne, ale zintegrowane ze sobą moduły:

• Moduł magazynu
• Moduł zamówień
• Moduł faktur

Moduł magazynu i zamówień został podzielony i opisany w innych instrukcjach. Niniejsza instrukcja przedstawia opis funkcjonowania modułu faktur. Moduł ten może działać w połączeniu z pozostałymi modułami zamówień i magazynu.

W zależności od wykupionych modułów okno (interfejs) programu będzie mniej lub bardziej zaawansowany. Okno z modułem faktur wygląda następująco:

Mając wszystkie moduły, program do faktur będzie wyglądał tak jak poniżej - na takim szablonie przygotowaliśmy poniższą instrukcję.

UWAGA: Aby obsługa faktur była dostępna w wersji demonstracyjnej programu należy zaznaczyć przy piewszym uruchomieniu zaznaczyć "Aktywne moduły" : Faktury. Opcja jest również dostępna w menu Program / Kreator ustawień

1. Moduł faktur

Program LoMag oferuje możliwość wystawiania następujących faktur:

• Faktura Proforma
• Faktura VAT
• Faktura Korygująca

1.1 Ustawienia fakturowania

Obsługa VAT

Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z podatku VAT powinni przed wystawianiem faktur zmienić ustawienia programu LoMag, tak by nie naliczał podatku VAT. Należy przejść do ustawień programu (), do zakładki a następnie w sekcji odznaczyć opcję i zaakceptować zmianę przyciskiem . Od tej pory faktury wystawiane są bez podatku VAT, tak jak poniżej.

Stawki VAT

W programie LoMag posiadamy 6 domyślnych stawek VAT, są to:

• 23%
• 8%
• 5%
• 0%
• Zwolnienie z VAT (ZW)
• Nie podlega (NP)

Aby zdefiniować własną stawkę VAT, należy skorzystać z modułu dostępnego w menu programu ().

Rodzaj tworzenia faktur

Program LoMag obsługuje 2 algorytmy obliczania podatku VAT na fakturach: VAT liczony od cen netto oraz VAT obliczany od cen brutto. Większość przedsiębiorców w kontaktach firma-firma operuje cenami netto i w takim przypadku VAT powinien być liczony od cen netto. VAT liczony od cen brutto jest dość rzadko wykorzystywany, np. gdy podatnik ma obowiązek stosowania ściśle określonych cen urzędowych. Program LoMag daje możliwość zmiany tworzenia faktur netto (domyślnie) w tworzenie faktur brutto. W tym celu przechodzimy do ustawień programu (), do zakładki , a następnie w sekcji zmieniamy typ algorytmu tworzenia faktury (patrz poniżej).

1.2 Wystawianie faktur

Fakturty można tworzyć na kilka sposobów, pierwszy - poprzez przycisk znajdujący się w górnym menu, gdzie następnie wybieramy interesujący nas dokument. Drugi sposób umożliwia uruchomienie dokumentów za pomocą klawiszy skrótów - F11 (Faktura), F10 (Faktura Proforma).

Dokumenty zamówień możemy również uruchomić za pomocą ikon na pasku narzędziowym programu - patrz poniżej.

Interfejs okna nowego dokumentu dla poszczególnych rodzajów dokumentów są bardzo zbliżone do siebie oraz zbudowane są z wielu funkcji; poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych części interfejsu, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

- pole wyboru kontrahenta na dokument. Kontrahenta możemy wybrać z listy po naciśnięciu przycisku (dla szybszego wyszukania, możemy wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta i użyć przycisku). Za pomocą funkcji dodajmy nowego kontrahenta, nie istniejącego jeszcze w naszej bazie oprogramowania. Używając przycisku możemy wydrukować etykietę adresową (np. na list).

• Pole wyboru kontrahenta może być niewidoczne, jeśli wyłączymy obsługę kontrahentów w ustawieniach.

- oprogramowanie automatycznie generuje datę sprzedaży, wystawienia oraz opłacenia faktury oraz numer utworzenia dokumentu (faktury).

• Istnieje możliwość zmiany daty utworzenia oraz numeru dokumentu; należy jednak pamiętać, aby zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego.

- ustawiamy status i rodzaj płatności. Domyślnie mamy do wyboru 2 statusy (zapłacona i niezapłacona); aby zdefiniować indywidualny status klikamy w . Aby zdefiniować własny rodzaj płatności klikamy w .

- Pole pozwala na określenie rodzaju wydruku (np. kopia, oryginał). W polu definiujemy rodzaj wydruku (automatycznie - faktura). Pole można wykorzystać na notatki dotyczące bieżącej faktury.

- w tej części interfejsu mamy możliwość zapisania dokumentu w formacie pdf (), jego wydrukowania () oraz edytowania szablonu dokumentu (). Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj. Dodatkowo fakturę możemy wysłać na adres email kontrahenta, używając przycisku .

- Przycisk umożlwiający generowanie faktury VAT na podstawie faktury proforma. Funkcja dostępna tylko w dokumencie .

- przyciski służące do zapisania lub anulowania utworzenia faktury.

- przycisk służący do dodania nowego towaru na fakturę.

- przycisk służący do edytowania towaru znajdującego się na fakturze.

- przycisk służący do usunięcia towaru z dokumentu.

- przycisk umożliwiający wydrukowanie listy towarów znajdujących się na fakturze.

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów danej faktury do pliku Excel.

- przycisk służący do dodania towarów za pomocą kolektora danych. (Sprawdź polecane urządzenia dla oprogramowania magazynowego LoMag)

- przycisk umożliwiający importowanie towarów z pliku Excel.

- przycisk służący wystawieniu faktury na podstawie utworzonego wcześniej dokumentu magazynowego WZ (). Moduł ten nie jest dostępny dla faktury pro-forma.

- przycisk służący to przeglądania powiązań dokumentu z innymi dokumentami.

1.3 Faktura Proforma

Faktura Proforma () jest dokumentem stosowanym przy sprzedaży towarów i usług, czyli dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy kupna-sprzedaży, ale nie powoduje ona powstania skutków księgowo-podatkowych, zapisanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Najczęściej stosuje się ją w celu opłacenia transakcji, bez jednoczesnego wywołania obowiązku jej zaksięgowania i opodatkowania do momentu opłacenia zamówienia.

W pierwszej kolejności do poprawnie wystawionej faktury proforma powinniśmy zdefiniować klienta. W tym celu w górnej części okna w polu podajemy pierwsze litery nazwy naszego kontrahenta (o ile wcześniej dodaliśmy kontrahentów do bazy danych programu LoMag) lub dodajemy nowego kontrahenta za pomocą przycisku . Pełen opis na temat definiowania i dodawania kontrahentów do programu LoMag znajdziesz w instrukcji "kontrahenci" dostępnej tutaj.

Następnie należy dodać towar na fakturę proforma naciskając w tym celu przycisk (lub używając skrótu klawiszowego "Alt-D").

Dla przykładu dodajmy na fakturę towar, wybierzmy przykładowy towar "Jabłka" za pomocą pola oraz przycisku (lub ). Aby dodać towar na dokument, musi być on najpierw zdefiniowany w module kartoteki towaru ().

Następnie, tak jak widzimy powyżej, po określeniu towaru, w formularzu wyświetla się jego aktualny stan jakim dysponujemy, oraz cenę, po jakiej zakupiliśmy towar. Określając ilość sprzedawanego towaru "Jabłka" oraz jego cenę (za jednostkę), zostanie wyliczona cena brutto, za jaką sprzedajemy towar - patrz poniżej - dla przykładu sprzedajemy 50 kg jabłek, za 2,50 zł/kg (gdzie cena zakupu była 1zł/kg). Cena brutto zależy od określonej stawki VAT, którą możemy zmienieni w polu . Aby dodać towar na fakturę proformę klikamy przycisk

Wszystkie powyższe wartości "Cena netto", "cena brutto", "stawka VAT", oraz "Narzut" możemy już wcześniej określić dla danego towaru w module . Po dodaniu towaru na fakturę proforma, wygląda ona następująco:

Jeśli wystawiliśmy wszystkie towary na fakturę, należy pamiętać o określeniu pozostałych informacji, takich jak daty transakcji (sprzedaży, wystawienia, płatności), jej status, rodzaj płatności oraz wydruku. Następnie możemy wydrukować(), zapisać () i przesłać fakturę proforma do klienta drogą elektroniczną - jak wysłać zamówienie pocztą e-mail zostało opisane szczegółowo poniżej.

Należy pamiętać, że dokument faktura proforma musi zawierać poprawne informacje o naszej firmie (sprzedawcy) - należy je zdefiniować w ustawieniach programu LoMag () w zakładce .

Aby przesłać fakturę proforma do kontrahenta drogą elektroniczną, należy w oknie , na pasku narzędziowym wybrać ikonkę .

Jak widzimy powyżej, musimy w pierwszej kolejności skonfigurować pocztę elektroniczną w ustawieniach programu LoMag. W tym celu przechodzimy do ustawień (), a następnie do zakładki . Jeśli ustawiliśmy wcześniej ustawienia poczty elektronicznej, powyższa informacja nie zostanie wyświetlona, a proces uruchomi moduł .

W polach zakładki podajemy dane SMTP swojego usługodawcy poczty elektronicznej oraz adres i hasło swojego adresu e-mail. Dane SMTP usługodawcy pocztowego znajdziemy na jego stronie. Poniżej ilustracje ustawień pocztowych przeznaczonych dla najpopularniejszych skrzynek pocztowych w Polsce.

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej gmail.com

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej onet.pl

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej wp.pl

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej interia.pl

Po wprowadzeniu tych danych klikamy w i przechodzimy na nasz dokument, klikając ponownie przycisk . Zostanie otwarte okno .

Po sprawdzeniu, czy adres e-mail kontrahenta, do którego chcemy wysłać dokument zamówienia jest poprawny, wysyłamy do niego wiadomość, klikając przycisk . O poprawnym wysłaniu wiadomości zostaniemy poinformowani w następnej kolejności.

Wystawioną fakturę proforma zapisujemy i zamykamy okno dokumentu (). Gdy w przyszłości zanotujemy wpłatę za wystawioną proformę, jesteśmy zobowiązani do wystawienia faktury VAT. Aby nie wystawiać w przyszłości na nowo faktury ręcznie możemy odnaleźć wcześniejszą proformę w module , a następnie za pomocą jednego klawisza () wygenerujemy na jej podstawie fakturę VAT.

Dla przykładu w module w zakładce znajdziemy naszą wystawioną proformę. Kliknijmy na nią dwukrotnie prawym klawiszem myszy, lub użyjmy przycisku na pasku narzędziowym w celu otworzenia dokumentu.

Po uruchomieniu faktury proforma klikamy w , po czym automatycznie zostanie wygenerowany dokument faktury VAT.

1.4 Faktura VAT

jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż; w przeciwieństwie do proformy, powoduje ona powstanie skutków księgowo-podatkowych, zapisanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Dokument ten w funkcjonalności programu LoMag jest niemal identyczny jak poznany wcześniej dokument faktury proformy, ale skutki prawne tych dokumentów są już inne. W module mamy dwie dodatkowe funkcje, których nie znajdziemy w module - jest to narzędze oraz narzędzie (dostępne, jeśli korzystamy również z modułu magazynu) opisane w dalszej części instrukcji.

1.5 Faktura Korygująca

Faktury korygujące służą do zmiany danych dotyczących transakcji np. udzielenie rabatu, zwrotu towaru lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce VAT bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Po uruchomieniu modułu najpierw zostanie wyświetlona lista faktur, z której wybieramy tą, dla której chcemy wystawić korektę, a następnie klikamy przycisk .

Po wybraniu dokumentu źródłowego, do faktury korekty zostaną dodane wszystkie pozycje oryginalnej faktury w niezmienionej postaci, jak poniżej:

Załóżmy, że chcemy zmienić cenę towaru po jakiej został sprzedany na nr FV000010/14 - M1. Aby wystawić korektę faktury zaznaczamy towar i zmieniamy cenę, z jaką został sprzedany towar (Jabłka), klikając w przycisk .

W pozycjach cen netto i brutto widzimy aktualne ceny, za jakie został sprzedany towar; aby zrobić korektę cenową, przechodzimy do pola i zmieniamy wartość (dla przykładu z "1" zł na "1,50"zł). Zatwierdzamy zmianę przyciskiem .

Faktura została nadpisana o zmianę ceny sprzedanego towaru. Poniżej widzimy podgląd wydruku przed chwilą wystawionej korekty.

1.6 Kolumny dedykowane na fakturach

Kolumny dedykowane umożliwiają nam dodawanie dodatkowych pól na fakturach (np. "Numer zam. klienta", czyli numer, którego używa klient do identyfikacji tej transakcji u siebie w systemie). Aby dodać takie dodatkowe pole na dokument, przejdźmy w tym celu w pierwszej kolejności do , do zakładki . Następnie wybieramy "Faktury" z pola .

Dla przykładu dodamy kolumnę liczbową, przeznaczoną dla klienta do identyfikacji tej transakcji u siebie w systemie. Aby przeprowadzić ta czynność klikamy w , zostanie otwarte nowe okno, gdzie w polu wpisujemy "Numer zam. klienta", następnie wybieramy odpowiedni typ kolumny (liczbowa) i klikamy przycisk zatwierdzając naszą operacje.

Po dodaniu pola dedykowanego będzie one widoczne w głównym oknie dokumentów zamówień.

Pola dedykowane można również zamiesić na wydruku dokumentu.

Aby kolumny dedykowane pojawiły się na wydruku (jak powyżej), należy edytować szablon dokumentu i umieścić kolumnę dedykowaną za pomocą modułu . Jak edytować lub tworzyć własne faktury w module zostało szczegółowo opisane tutaj.

Możemy tworzyć różnego typu kolumny dedykowane. Powyżej pokazaliśmy przykład dla typu kolumny liczbowej, mamy możliwość tworzenia jeszcze kolumn tekstowych, odnośników (np. strona internetowa klienta), typu ankiety "tak/nie", daty oraz pola rozwijane. Pola dedykowane możemy również umieścić na elementach faktur (np. w oknie dodawania towaru).

2. Powiązanie modułów ZAMÓWIENIA - MAGAZYN - FAKTURY

Jak wspomnieliśmy na początku instrukcji, wszystkie moduły programu LoMag (ZAMÓWIENIA - MAGAZYN - FAKTURY) są ze sobą zintegrowane. Dla przykładu pokażemy szereg operacji od utworzenia oferty do wystawienia dokumentu faktury. Aby przeprowadzić poniższe kroki należy posiadać wykupione wszystkie moduły programu LoMag.

Ustawienia