W programie LoMag można prowadzić ewidencję magazynową zarówno w cenach netto jak i brutto. Można to ustawić w ustawieniach () w zakładce w polu (patrz poniżej). Jest to ustawienie niezależne od obsługi VAT. Domyślnie przy obsłudze VAT magazyn jest liczony w cenach netto, bez VAT w brutto - ale program pozwala na dowolne ustawienie.

Edytor Dokumentów - instrukcja obsługi

Powiązania

Korzystając z oprogramowania magazynowego LoMag, domyślnie posiadamy już gotowe szablony dokumentów magazynowych. Program umożliwia także wygodne projektowanie własnego szablonu dokumentów. Używamy w tym celu edytora dokumentów.

1. Uruchomienie edytora dokumentów w oprogramowaniu magazynowym LoMag.

Przed uruchomieniem edytora należy:

• Posiadać przynajmniej jeden towar w bazie magazynu.

Załóżmy taki przebieg operacji: ()składamy ofertę sprzedaży towarów naszemu klientowi, który ją przyjmuje, dlatego następnie ()musimy wygenerować ze złożonej oferty klientowi dokument zamówienia od odbiorcy. Po kilku dniach nasz klient przyjeżdża po zamówiony towar - przy jego wydawaniu jest generowany dokument magazynowy - wydanie z magazynu.

• Posiadać poprawnie zainstalowaną drukarkę, na której będą drukowane etykiety.
• Dodać przynajmniej jeden ruch magazynowy.

Uruchomić edytor dokumentów możemy na dwa sposoby.

Uruchomienie edytora dokumentów - sposób 1:

- tworzymy ofertę dla naszego klienta (Pana Jana Kowalskiego). W tym celu otwieramy dokument oferty () na którym zakładamy ofertę sprzedania 100kg jabłek po cenie zakupu (czyli bez żadnego ) i wysyłamy ją do klienta drogą elektroniczną.

Uruchomienie edytora dokumentów sposobem pierwszym odbywa się z poziomu dodania dokumentu magazynowego. Uruchommy zatem edytor za pomocą dodania przyjęcia magazynowego (). W tym celu z menu wybieramy , zostanie wyświetlone okno .

- po kilku dniach klient wyraził chęć skorzystania z oferty, dlatego wygenerujemy dla niego dokument zamówienia na podstawie dokumentu oferty. W tym celu w module szukamy dokumentu oferty, jaką wysłaliśmy naszemu klientowi - otwieramy ją.

Następnie na jej podstawie generujemy dokument zamówienia klawiszem .

Następnie w celu dodania ruchu magazynowego (dokumentu magazynowego) w menu okna , wybieramy , po czym zostanie wyświetlony formularz (okno) dodania nowego przyjęcia magazynowego.

Aby uruchomić edytor dokumentów, najpierw musimy dodać nowy dokument (jak to zrobić dowiesz się tutaj).

Ponownie możemy wysłać dokument klientowi na adres email, używając do tego przycisku . Zapisujemy naszą operację klikając . Istnieje możliwość zmiany ceny - w tym celu wybieramy towar na dokumencie i klikamy

Korzystając z przycisku w powyższym oknie dialogowym, zostanie uruchomiony edytor dokumentów.

• Sposób uruchomienia edytora pierwszym sposobem odbywa się w ten sam sposób z poziomu wszystkich dokumentów ().

- klient przyjechał odebrać zamówiony towar. Podczas wydawania towaru klientowi zostaje wydany również dokument WZ () (na podstawie dokumentu zamówienie od odbiorcy). W tym celu tak jak powyżej, najpierw wyszukujemy w module wcześniej wygenerowany dokument zamówienia i na jego podstawie generujemy dokument WZ, klikając przycisk .

Uruchomienie edytora dokumentów - sposób 2:

Drugi sposób uruchomienia edytora również odbywa się z poziomu dokumentów. W programie magazynowym przechodzimy do okna , zakładka .

Następnie po wygenerowaniu dokumentu WZ, wystawiamy fakturę za zakupiony towar - . W tym celu możemy od razu na dokumencie WZ () wygenerować fakturę, używając przycisku .

Musimy posiadać przynajmniej jeden ruch magazynowy - zaznaczamy go, a następnie wybieramy z menu .

Alternatywną opcją dla punktu może być wystawienie faktury za pomocą funkcji powiąż z WZ () w oknie dokumentu . Przechodząc do niego bezpośrednio na dokument ().

• Jeżeli lista dokumentów jest pusta, a wiemy, że w bazie oprogramowania posiadamy dokumenty magazynowe, to korzystamy z funkcji w celu ich wyświetlenia.

Wizualizacja powiązań

Zostało wyświetlone okno dialogowe ; w celu uruchomienia edytora dokumentów klikamy w przycisk .

• Edytor został uruchomiony wraz z domyślnym szablonem dokumentu magazynowego, który możemy dowolnie edytować lub rozpocząć nowy projekt.

2. Projektowanie dokumentu magazynowego.

W celu rozpoczęcia projektowania nowego dokumentu wybieramy z menu edytora .

Projektowanie dukumentu magazynowego - ustawienia:

Będąc na etapie wystawiania faktury warto zajrzeć do narzędzia , gdzie powinniśmy zobaczyć cały powyższy przebieg operacji. Moduł jest graficznym przedstawieniem ikon dokumentów, ułatwiających analizę historii przepływu dokumentów, czyli umożliwia w szybki sposób sprawdzić, jaki dokument powstał w jakiego dokumentu (np. Faktura VAT powstała z Faktury Proforma). Dokumenty te mogą tworzyć dwie różne osoby, a ceny na fakturach mogą być od siebie inne. Dlatego będąc w oknie naszej faktury kliknijmy w przycisk .

Przyjrzyjmy się dokładniej, poniższej wizualizacji powiązań.

Rozwijamy listę (zaznaczoną poniżej) i wybieramy wielkość arkusza, na którym będziemy projektować nasz nowy dokument magazynowy.

Aby ustawić ilość kopii etykiety, wybieramy z menu narzędzie . Pojawi się okno ustawień ilości kopii.

Bardzo ciekawą możliwością jest tutaj opcja ; umożliwia ona generowanie i drukowanie odpowiedniej ilości dokumentów na podstawie danych magazynowych.

• Zalecamy, aby szablon dokumentu magazynowego tworzyć na arkuszu A4 z powodu dużej ilości informacji, jakie znajdują się na dokumentach magazynowych.
• Tworząc szablon dokumentu magazynowego nie korzystamy z funkcji podziału arkusza na wiele etykiet.

Projektowanie dokumentu magazynowego - projekt:

Po ustawieniu parametrów edytora dokumentów przechodzimy do zaprojektowania indywidualnego szablonu dokumentów.

Na zaznaczonym powyżej obszarze w ramce widzimy kolejność postawania bieżącego dokumentu, na którym się znajdujemy, czyli FV000010/14 - M1 (). Faktura ta powstała na podstawie szeregu przeprowadzonych procesów, kolejno: utworzonej oferty o nr OF000006/14 - M1 (), wystawienia dokumentu zamówienia o nr ZO000006/14 - M1 (), wydania z magazynu o nr WZ000009/14 - M1 (). Dodatkowo widzimy, że towar na wydaniu z magazynu o nr WZ000009/14 - M1 pochodzi z dokumentu BO (Bilans otwarcia). Dokument WZ został powiązany z dokumentem BO, ponieważ dopiero wydanie zmienia faktyczny stan na magazynie (dokumenty oferta i zamówienie nie zmieniają stanów magazynowych). Na przedstawionej wizualizacji widzimy, że dokument WZ powstał z dwóch dokumentów ZO (zamówienia od klienta) i dokumentu na BO, na którym przyjęty został towar na magazyn. Aby zajrzeć do zawartości któregoś z dokumentów wystarczy dwukrotnie na niego kliknąć.

W celu zaprojektowania własnego dokumentu magazynowego będziemy korzystać z narzędzi, które znajdziemy po lewej stronie edytora oraz makiety projektowej.

Pozostała część drzewka (poniżej) przedstawia inne operacje magazynowe, jakie są powiązane już z dokumentem BO (a nie z naszym aktualnym dokumentem). Z prawej strony okna mamy listę dokumentów magazynowych, którymi możemy zarządzać.

Przed rozpoczęciem projektowania dokumentu powinniśmy się zastanowić jak powinien on wyglądać, aby było prosto i przejrzyście. Jakie informacje mają się na nim znajdować? Gdy mamy już pewne wyobrażenie naszego dokumentu magazynowego czas rozpocząć realizowanie naszej wizji.

3. Szybkie wystawianie faktur z automatyczną zmianą stanu magazynu

Pierwszą informacją, jaka powinna znajdować się na dokumentach magazynowych, jest rodzaj ruchu magazynowego (przyjęcie magazynowe, wydanie magazynowe itp.). W tym celu wykorzystamy narzędzia . Aby dodać informację o rodzaju dokumentu (ruchu), klikamy lewym przyciskiem myszy na narzędzie (znajdującego się po lewej stronie edytora), następnie przytrzymując lewy przycisk myszy, przeciągamy go na makietę projektową.

Jeśli korzystamy z modułu magazynu i chcemy szybko wystawić fakturę i zdjąć towar ze stanów magazynowych, istnieje możliwość najpierw udokumentowania sprzedaży towaru, wystawiając fakturę VAT, a dopiero w drugiej kolejności automatycznie zostanie wygenerowany dokument Wydanie z magazynu (WZ) zmieniający stan magazynowy. Wystawmy przykładową fakturę VAT za sprzedany towar (Jabłka 200kg), a następnie kliknijmy w przycisk .

Skorzystajmy teraz z możliwości narzędzia w celu sprawdzenia, jak zostanie wygenerowany dokument.

Zostaniemy zapytani, czy utworzyć dokument WZ na podstawie naszej faktury. Po kliknięciu w przycisk zostanie otwarte okno dokumentu WZ ().

4. Wystawianie faktur zbiorczych (Kreator faktur)

Jak widzimy powyżej, automatycznie wygenerowano informację o rodzaju ruchu magazynowego - niestety nie została ona w pełni wyświetlona, ponieważ pole narzędzia jest ograniczone.

Korzystając z minimum dwóch modułów LoMag - modułu magazynu i faktur, mamy dodatkowo możliwość wystawiania faktur za pomocą modułu kreatora faktur (). Pozwala on na wystawianie faktur na 3 sposoby:

• Nowa pusta faktura
• Faktura wygenerowana na podstawie wydania z magazynu
• Faktura wygenerowana na podstawie wielu wydań z magazynu
• Przykład został przedstawiamy dla przyjęcia magazynowego, ale równie dobrze mogłaby się tam znajdować informacja o ruchu wydania magazynowego, przesunięcia międzymagazynowego, itd. Informacja ta została automatycznie wygenerowana - zgodnie z dodanym (lub wybranym) wcześniej ruchem magazynowym.

Aby uruchomić moduł należy kliknąć w ikonkę widoczną na pasku programu LoMag.



Nowa pusta faktura

Aby wyświetlić pełną informację rodzaju ruchu magazynowego, musimy dopasować wielkość pola () do jego zawartości. W tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia, które znajdują się w miejscu zaznaczonym poniżej.

Następnie w interfejsie okna widzimy 3 możliwości wygenerowania faktur. Wybierając pierwszą możliwość - po jej potwierdzeniu przyciskiem zostanie otwarty poznany już moduł tworzenia faktur - .

Faktura wygenerowana na podstawie wydania z magazynu

W celu wyświetlenia pełnej informacji na temat ruchu magazynowego, tzn. w celu usunięcia ograniczenia wielkości pola , w ustawieniach narzędzia przechodzimy do parametru , następnie zmieniamy jej wartość z na . Po wykonaniu tych czynności wielkość pola zostanie automatycznie dopasowana do wielkości wygenerowanej treści.

W celu sprawdzenia rezultatów naszego działania skorzystajmy z podglądu wydruku ().

Wybierając opcję jesteśmy wstanie wygenerować fakturę z istniejącego już dokumentu WZ. Funkcja ta jest analogiczna dla poznanego już narzędzia powiąż z WZ (), dostępnego w module . Aby skorzystać z tej opcji generowania faktury, zaznaczymy opcje , następnie klikamy w , po którym zostanie wyświetlone okno z dokumentami wydanie z magazynu, z których możemy wygenerować fakturę.

Jak widzimy powyższe czynności sprawiły wyświetlenie pełnej informacji na temat rodzaju ruchu magazynowego.

Po wybraniu odpowiedniego dokumentu WZ dwukrotnym kliknięciem, dokument ten zostanie dodany do kreatora. Aby zatwierdzić poprawność wyboru klikamy . Po czym wyświetli się okno wystawiania faktury, gdzie możemy ją wygenerować.

Narzędzie posiada również możliwość konfiguracji innych parametrów. Na przykład możemy zmienić wielkość i rodzaj czcionki; w tym celu przechodzimy do parametru , następnie klikając , po czym zostanie wyświetlone okno konfiguracji.

Jak widzimy powyżej, na fakturę zostały dodane towary z określonego przez nas dokumentu WZ

• Warto zauważyć, że dany dokument WZ może być wykorzystany tylko na jednej fakturze. Czyli nie można na podstawie jednego dokumentu WZ stworzyć kilku faktur.

Faktura wygenerowana na podstawie wielu wydań z magazynu

Kolejną informację, jaką dodamy do naszego przykładowego dokumentu, będzie informacja związana z numerem dokumentu. W tym celu wykorzystamy dwa narzędzia: i . Narzędzie posłuży nam do nadania wartości informacyjnej (tekstowej) "Nr Dokumentu", dla narzędzia zostanie automatycznie nadana wartość (tak jak było to w przypadku narzędzia ).

Dodajemy zatem wspomniane narzędzia ( oraz ) na naszą makietę projektową w ten sam sposób, jak zrobiliśmy to z narzędziem .

Program LoMag obsługuje również sytuację, w której wystawiamy faktury zbiorcze na podstawie kilku dokumentów WZ. W takim przypadku pomoże nam 3 opcja kreatora, czyli . Po jej wybraniu zostaną odblokowane pozycje dodania dokumentów WZ dla danego kontrahenta i/lub dodania pozostałych dokumentów WZ. Przechodzimy do pierwszego pola klikamy w , gdzie zostanie wyświetlona lista kontrahentów dostępna w programu LoMag. W celu dodania dokumentów WZ danego kontrahenta do kreatora klikamy dwukrotnie na jego pozycję, a następnie klikamy .

Następnie dla pola znajdującego się na makiecie nadajemy wartość tekstową; w tym celu musimy przejść do ustawień narzędzia. W parametrze usuwamy zawartość Tekst, a następnie nadajemy jej wartość np. "Nr Dokumentu".

Dla narzędzia wartość zostanie wygenerowana automatycznie. Korzystamy z funkcji i sprawdzamy, jak została wygenerowana etykieta.

Jak widzimy powyżej, po kliknięciu do pola pod formularzem zostały dodane wszystkie dokumenty magazynowe WZ, przypisane do danego kontrahenta (aby usunąć któryś z tych dokumentów, zaznaczamy jego pozycję i klikamy klawisz ).

Dla zabezpieczenia narzędzi (, ) przed niepoprawnym wyświetlaniem, korzystamy z możliwości , zmieniamy .

Dla poprawnego wyświetlania informacji stosuje się również możliwość sklejania ze sobą elementów. W tym celu zaznaczamy obydwa narzędzia (, ) - używając przycisku "ctrl". Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy pole .

Dla przykładu, zapomnieliśmy kiedyś dodać naszego kontrahenta (e-zieleniak.pl) na jednym dokumencie WZ o nr WZ64/18 - Now, dlatego musimy go dodać do listy w module za pomocą opcji . Podobnie jak powyżej klikamy w , gdzie zostanie wyświetlona lista dokumentów, następnie dwukrotnie klikamy w pozycję naszego dokumentu (o nr. WZ64/18 – Now), a następnie klikamy przycisk , aby dodać dokument do listy.

Po wykonaniu powyższych czynności przeciągamy jedno narzędzie do drugiego (patrz poniżej).

W podglądzie wydruku zobaczymy efekty naszego działania.

Jeśli zdefiniowaliśmy już wszystkie dokumenty, z których zamierzamy wystawić fakturę, klikamy przycisk w module kreatora. Na fakturę zostały dodane towary z trzech powyżej zaznaczonych dokumentów (patrz poniżej).

5. Faktury zaliczkowe

• Możliwość auto-dopasowania zaleca się stosować dla wszystkich narzędzi posiadających tę funkcję; zapobiega ona możliwości niepoprawnego wyświetlania informacji.
• Zaleca się również sklejanie elementów, jeżeli korzystamy z dwóch członów, w celu przedstawienia pewnych informacji (przykład powyżej dotyczący Nr. Dokumentu).

W przypadku zawierania transakcji sprzedawca może wymagać od nabywcy wpłaty pewnej sumy pieniędzy na poczet przyszłego dostarczenia towarów lub świadczenia usług. Wpłatę taką nazywa się zaliczką lub przedpłatą. Program magazynowy LoMag pozwala nam na wystawienie faktur zaliczkowych na 3 sposoby:

• Nowa faktura zaliczkowa
• Kolejna faktura zaliczkowa do istniejącej faktury
• Faktura zaliczkowa końcowa

Aby uruchomić moduł dla faktur zaliczkowych należy tak jak w przypadku kreatora faktur kliknąć w ikonę widoczną na pasku programu LoMag.



Nowa faktura zaliczkowa

W taki sam sposób dodajmy jeszcze na naszą makietę informacje związane z nazwą magazynu oraz datą operacji. W tym celu korzystamy z narzędzi , i . Sposób dodania analogiczny jak w dodanych wcześniej narzędziach, nie zapomnijmy o funkcji oraz . Po dodaniu narzędzi na makietę i konfiguracji parametrów nasz przykładowy dokument magazynowy powinien mieć zbliżoną postać (patrz poniżej).

• Informacje związane z nazwą magazynu oraz datą zostaną wygenerowane automatycznie.

Po prawej stronie interfejsu okna mamy trzy możliwości wygenerowania faktur zaliczkowych. Wybierając pierwszą możliwość jaką jest "Nowa faktura zaliczkowa" zostanie otwarte nowe okno zbliżone do poznanego nam już wcześniej dokumentu faktur. Wszystkie pola wypełniamy w sposób identyczny jak na fakturze, jedyną różnicą jest pole o nazwie Zaliczka – należy wprowadzić w nim kwotę jaką kontrahent ma zamiar wpłacić na poczet przyszłej faktury za dany towar lub usługę z listy.

Ważnymi informacjami na dokumentach magazynowych są dane naszej firmy oraz kontrahenta. Dane naszej firmy są pobierane z ustawień programu. Dane kontrahentów są pobierane z kartoteki dostawców na dokumentach przyjęcia na magazyn lub kartoteki odbiorców na dokumentach wydania. Takimi danymi są przede wszystkim nazwa firmy oraz nazwa kontrahenta, dane adresowe i kontaktowe.

Kolejna faktura zaliczkowa do istniejącej faktury zaliczkowej
W tym celu wykorzystamy narzędzia , , , , , , , , , .

Wybierając opcję jesteśmy w stanie wygenerować dokument powiązany z istniejącą już fakturą zaliczkową. W celu skorzystania z tej opcji należy zaznaczyć opcję, następnie wybrać dokument z którym chcemy powiązać nową fakturę oraz kliknąć przycisk OK.

W kroku drugim przenosimy na makietę narzędzia związane z danymi firmy (, , , , - dane te generowane są automatycznie (z bazy danych oprogramowania LoMag)).

Po wybraniu dokumentu z którym chcemy powiązać nową fakturę zaliczkową, użytkownikowi programu LoMag wyświetli się nowe okno w którym będzie zdefiniowana lista towarów które utworzyliśmy przy pierwszej fakturze zaliczkowej.

Następnie przenieśmy w ten sam sposób dane dotyczące kontrahenta (, , , , ).

• W dokumencie powiązanym z choć z jedną fakturą zaliczkową w której została uiszczona wpłata nie jest możliwe dodawanie, edytowanie oraz usuwanie pozycji na liście towarów.

Sprawdzamy efekty naszej pracy, generujemy dokument w module .



Jak widzimy powyżej, zostały wygenerowane informacje naszej firmy oraz dane kontrahenta. Można zauważyć, że wygenerowane dane zostały "wczytane" z bazy oprogramowania.

W celu dokonania wpłaty kolejnej zaliczki należy jak poprzednio wprowadzić kwotę wpłaty oraz zapisać dokument. W przypadku kiedy próba wpłaty jest większa niż wartość dokumentu ( z uwzględnieniem poprzednio wpłaconych zaliczek), przy próbie zapisu dokumentu - wyskoczy okno dialogowe w którym program poinformuje nas że została przekroczona maksymalna kwota zaliczki, oraz informacje o pozostałej maksymalnej kwocie do wpłaty.

• Aby dane naszej firmy zostały poprawnie wygenerowane, muszą zostać wcześniej skonfigurowane w ustawieniach oprogramowania (zakładka "Firma").

Aby sprawdzić dokumenty oraz kwotę zaliczek, należy kliknąć na ikonę . Użytkownikowi wyświetli się wtedy nowe okno z listą dokumentów oraz kwotami zaliczek. Drugą opcją sprawdzenia sumy zaliczek, jest najechanie kursorem myszki na ikonę wyświetli nam się wtedy informacja z sumą wpłat zaliczek.

• Aby dane kontrahenta zostały poprawnie wygenerowane, muszą być one zapisane w bazie oprogramowania. Dane kontrahenta wprowadza się przy dodawaniu nowych dokumentów (oraz ich edytowaniu). Jak dodać kontrahenta do oprogramowania magazynowego LoMag dowiesz się tutaj.


Faktura zaliczkowa końcowa

Możemy dodać jeszcze na projekt informacje dotyczące numeru identyfikacji podatkowej firmy i klienta (, ) oraz uwagi z nimi związanymi (). My pomijamy te dane na naszym przykładowym dokumencie.

Wybierając opcję użytkownik będzie mógł wystawić końcowy dokument dla zbioru powiązanych faktur korygujących. W tym celu należy wybrać z listy dokument dla którego chcemy wystawić fakturę zaliczkową końcową, a następnie nacisnąć przycisk OK.

Bardzo istotnym elementem, znajdującym się na dokumencie magazynowym, są informacje dotyczące przepływu towaru (ewidencji towaru), czyli spis, tabela z informacjami o przepływie towarów. W tym celu wykorzystamy narzędzie - przenosimy je na nasz projekt. Następnie sprawdzamy, jak zostanie wygenerowany dokument z umieszczoną tabelą towarową().

Jak widzimy powyżej, w prosty sposób, za pomocą jednego narzędzia, oprogramowanie magazynowe LoMag wygenerowało wszystkie informacje związane z ewidencją towarową.

Po otworzeniu się nowego okna faktury zaliczkowej końcowej możemy zauważyć iż zmieniła się numeracja symbolów dokumentu z FZ na FZk (faktura zaliczkowa na faktura zaliczkowa końcowa). Użytkownik nie musi także wprowadzać kwoty zaliczki jaką chce wpłacić, gdyż program LoMag automatycznie przekalkulował i wstawił odpowiednią kwotę w celu spłaty brakującej wartości dokumentu. Kontrahentowi który opłacił pełną wartość dokumentu można wydać towar z magazynu - faktura zaliczkowa końcowa umożliwia wygenerowanie dokumentu WZ, co w przypadku poprzednich faktur zaliczkowych nie jest możliwe.

Naszą tabelę możemy dowolnie konfigurować (ukrywać oraz wyświetlać kolumny, kodować informacje, zmieniać nazwę kolumny itd.); w tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia , do parametru .

W parametrze klikamy , po czym wyświetlone zostanie okno dialogowe .

• Kwota zaliczki jest kalkulowana automatycznie przez program w celu spłaty pełnej należności za fakturę. Pole to jest nieedytowalne ( nie można wprowadzić w nim zmian), gdyż jak sama nazwa dokumentu mówi kwota musi być końcowa, aby wystawić ostateczny dokument dla powiązanych faktur zaliczkowych.

Okno możemy uruchomić również za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszy na planszę tabeli (na projekcie), wybierając z menu pole .

Drukując dokument przynajmniej dwóch powiązanych ze sobą faktur zaliczkowych możemy znaleźć na nim informację na temat pozostałych faktur zaliczkowych powiązanych z danym dokumentem.

Aby wyświetlić listę faktur zaliczkowych należy kliknąć w moduł Dokumenty, a następnie z rozwijanej listy wybrać Faktury Zaliczkowe.

Najpierw skorzystamy z możliwości ukrycia kilku niepotrzebnych dla nas kolumn. Dla przykładu będą to kolumny: "Uwagi", "Z magazynu", "Do magazynu", "Użytkownik" oraz "Kolor". Aby ukryć wyznaczone przez nas kolumny, zaznaczamy pierwszą niechcianą pozycję kolumny ("Uwagi") i przenosimy ją z pola do pola , używając przycisku .

W identyczny sposób postępujemy z resztą niepotrzebnych kolumn ("Z magazynu", "Do magazynu", "Użytkownik", "Kolor"). Następnie zatwierdzamy przeprowadzoną przez nas zmianę przyciskiem .

Z poziomu listy dokumentów istnieje także możliwość wystawienia nowych faktur zaliczkowych oraz końcowych. W celu uruchomienia kreatora faktur zaliczkowych należy kliknąć przycisk , wyświetli nam się okno kreatora faktur zaliczkowych ze znanymi opcjami z tej Instrukcji, lecz w przeciwieństwie do użytego wcześniej kreatora faktur - nie będzie na nim widocznych opcji tworzenia faktur oraz faktur na podstawie dokumentów WZ.

Jak widzimy poniżej (na podglądzie wydruku) wybrane przez nas kolumny nie zostały wyświetlone.

Zaznaczając na liście lewym przyciskiem myszki dany dokument, możemy dodać kolejną powiązaną fakturę zaliczkową lub końcową klikając odpowiednio w przyciski oraz

W każdej chwili możemy zmienić kolumny ukryte na widoczne, przenosząc pozycje kolumn z pola do pola .

Dzięki możemy zmienić nazwy poszczególnych kolumn. Dla przykładu zmienimy nazwę kolumny "Nr" na "Lp.". W tym celu zaznaczamy pozycję danej kolumny w oknie , a następnie w polu nadajemy jej nową nazwę. Dokonane zmiany zatwierdzamy klawiszem .

Została zmieniona nazwa kolumny.

Na powyższym podglądzie widzimy kolumnę z kodem kreskowym - jest on w postaci cyfr. Za pomocą zmienimy cyfrowy kod kreskowy na graficzny. Przechodzimy do okna , w polu wybieramy kolumnę "Kod kreskowy", a następnie wybieramy , znajdujące się po prawej stronie okna dialogowego i zatwierdzamy zmiany ().

Jak widzimy kolumna "kod kreskowy" została dodatkowo wsparta graficznym wzorem, który będziemy mogli odczytywać za pomocą czytnika kodów kreskowych.

• Na dokumentach magazynowych zaleca się stosować rodzaj kodowania CODE128. Ponieważ kodowanie CODE128 umożliwia kodować różnego rodzaju informacje (w formacie cyfr i liter). Takiej możliwości nie posiada kodowanie, np. EAN13, które zakoduje tylko i wyłącznie 13-cyfrowy numer kodu, a pozostałe numery, takie jak np. 11-sto cyfrowe, czy informacje zawierające litery, nie zostaną zakodowane.

Zauważmy, że dodanie graficznego kodu kreskowego spowodowało niepełne wyświetlenie go w wersji liczbowej, co w takim przypadku może skutkować wieloma niepotrzebnymi problemami w naszym przedsiębiorstwie. Aby uniknąć niepotrzebnych pomyłek i aby kod został wyświetlony w całości musimy zwiększyć szerokość kolumny "Kod kreskowy". W tym celu ponownie zaglądamy do modułu , w polu wybieramy kolumnę "Kod kreskowy", następnie po prawej stronie interfejsu zwiększamy szerokość naszej kolumny (np. na 20).

Zamykamy okno , zatwierdzając zmiany przyciskiem . Spoglądamy na podgląd wydruku, czy wystarczająco poszerzyliśmy kolumnę - czy kod kreskowy (liczbowy) wyświetla się w całości.

Widzimy pozytywny efekt powyższych czynności. Kolumna zwiększyła swoją szerokość, a numer kodu kreskowego jest teraz w pełni wyświetlany.

Spoglądając na nasz dokument magazynowy, a dokładnie przyglądając się narzędziu (zamieszczony na makiecie jako tabela), widzimy brak elementu sumy poszczególnych kolumn. Dodajmy zatem sumy dla kolumn "Cena jednostkowa", "Ilość", "Wartość" oraz "Stan". W tym celu skorzystamy po raz kolejny z modułu , w polu wybieramy pierwszą z wybranych przez nas kolumn "Cena jednostkowa" i zaznaczmy opcję .
Dodatkowo ustawimy opcję , zaznaczmy zatem pole , po czym zostanie odblokowane pole tekstowe, któremu nadajemy wartość tekstową, np. "Razem", "Suma". Wszystkie zmiany zatwierdzamy przyciskiem . W kolejnym kroku za pomocą modułu sprawdzamy rezultaty naszego działania.

Jak widzimy powyżej została wyświetlona przez nas wartość tekstowa ("Razem"), a także zostało dodane pole zliczające ilość danych jednostek (z danej kolumny). Dodajmy w ten sam sposób sumy pozostałych kolumn i sprawdźmy ponownie efekt naszego działania.

Możliwość kodu kreskowego można zastosować także do zakodowania pozostałych informacji, występujących na dokumencie magazynowym. Dla przykładu dodamy kod kreskowy dla numeru dokumentu. W tym celu po raz drugi przenieśmy na nasza makietę narzędzie .

Następnie musimy ustawić rodzaj kodowania dla pola w tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia, do parametru - ustawiamy kodowanie (zalecane).

Tym sposobem informacje związane z numerem dokumentu mamy przedstawione za pomocą informacji tekstowej oraz graficznej (kod kreskowy).

• Na dokumentach magazynowych zaleca się stosować rodzaj kodowania CODE128. Ponieważ kodowanie CODE128 umożliwia kodować różnego rodzaju informacje (w formacie cyfr i liter). Takiej możliwości nie posiada kodowanie np. EAN13, który zakoduje tylko i wyłącznie 13 cyfrowy numer kodu, a pozostałe numery takie jak np. 11-sto cyfrowe, czy informacje zawierające litery, nie zostaną zakodowane.

Ostatnim ważnym elementem, jaki powinien znajdować się na dokumencie magazynowym, jest miejsce na podpisy upoważnionych osób, które biorą udział w transakcji. Przygotujemy zatem miejsca na podpisy dla osoby wystawiającej dokument, osoby wydającej towar oraz dla osoby przyjmująca towar. W tym celu skorzystamy z poznanego już wcześniej narzędzia . To za jego pomocą utworzymy miejsca przeznaczone na podpis. Dodajmy zatem dwukrotnie narzędzie na nasz projekt.

Dla dodanych elementów () na makietę projektu, dodamy wartości tekstowe. Wartości tekstowe nadajemy w taki sam sposób jak robiliśmy to na początku instrukcji, wykorzystując narzędzie . Miejsce na podpisy możemy przedstawić w postaci jak poniżej.

W taki sam sposób dodajmy jeszcze pola dla osoby wydającej oraz przyjmującej towar.

Nasz dokument magazynowy zawiera już wszystkie potrzebne elementy. Jest gotowy do pracy w naszym przedsiębiorstwie.

Pomimo że nasz dokument zawiera wszystkie potrzebne elementy, możemy skorzystać z kilku dodatkowych funkcji. Na przykład możemy dodać na dokument logo naszej firmy. W tym celu posłuży nam narzędzie - przenosimy je na makietę, następnie zostanie uruchomione okno dodania obrazu.

Wybieramy zdjęcie z logiem naszej firmy, następnie klikamy przycisk . Zdjęcie zostanie załadowane na naszą makietę projektową.

Dodatkowo możemy dodać na nasz dokument mniej znaczące dane, takie jak: , , , , . Istnieje również możliwość obramowania pewnych danych, w celu oddzielenia jednej grupy informacji od drugiej. Do tego celu wykorzystujemy narzędzia: oraz .

Zapisanie projektu dokumentu magazynowego

Zapisanie projektu

Nasza praca dobiegła końca; mamy gotowy dokument magazynowy, stworzony według indywidualnych potrzeb - warto więc go zapisać.

Aby zapisać nasz projekt wybieramy z menu edytora , po czym zostanie wyświetlone okno .

Przechodzimy do pola , podajemy nazwę szablonu i zatwierdzamy przyciskiem . Jeżeli zapisaliśmy nasz projekt wcześniej, ale dokonaliśmy nowych zmian i chcielibyśmy zapisać te zmiany, to wybieramy z menu lub . Następnie wybieramy , zaznaczamy i klikamy .

Zapisanie dokumentu w formacie PDF

Edytor dokumentów programu LoMag umożliwia również zapisanie etykiety w formacie *.pdf. Aby dokonać zapisu etykiety w formacie *.pdf, w górnej części edytora klikamy w , następnie wybieramy lokalizację zapisu pliku i klikamy .

Eksportowanie szablonu dokumentu

Istnieje również możliwość eksportowania szablonu dokumentu magazynowego poza oprogramowanie magazynowe LoMag (na dysk komputera). W tym celu z menu wybieramy , a następnie określamy lokalizację eksportu i klikamy . Szablon zostanie zapisany w formacie *.xml.

Drukowanie dokumentu magazynowego

Drukowanie dokumentu

Aby wydrukować nasz dokument magazynowy, w pierwszej kolejności przechodzimy do . Wybieramy urządzenie wyjściowe (drukarkę) i klikamy (patrz poniżej).